ウェビナーの適切なフォロータイミングとは?具体例を交え徹底解説!

2022.06.01

2022.06.14

BtoBマーケティング

ウェビナー開催後のフォロータイミングが分からずに悩んでいる方は、多いのではないでしょうか。

ウェビナーを開催したのであれば、その後のフォローは必要不可欠です。ただし、だからといって、やみくもにフォローを行うのは避けましょう。タイミングの見極めが重要です。

そこで今回は、15年以上、BtoB(企業間取引)のマーケティング・営業支援を行ってきた経験をもつ株式会社FLUEDのコンサルタントが、ウェビナーの適切なフォロータイミングを解説します。具体例を交えて、詳しく紹介しているので、ぜひ最後までご覧ください。

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インサイドセールスでウェビナー顧客をフォローする4つのタイミング

FLUED(フルード)は、BtoB(企業間取引)に特化したマーケティング・営業の専門家集団です。

FLUEDは、15年・250以上の業務をBtoBマーケティング・営業のプロフェッショナルとして実行した経験があります。その経験から導き出したベストプラクティス(最善の方法)は、以下の4つです。

  1. 参加申込みのタイミングでの架電(重要)
  2. ウェビナー前日の架電(できればやりたい)
  3. ウェビナー当日の非参加者フォロー(重要)
  4. ウェビナー当日の参加者フォロー(非常に重要)

上記4つのタイミングは机上の空論ではなく、実例をもとにしています。実践しやすいので、ぜひ参考にしてください。

特に、4つ目の当日の参加者フォローしかできていない会社がほとんどです。1〜3番目のタイミングでもフォローしましょう。

1.参加申込みのタイミングでの架電

参加申込みがあったら、すぐに架電しましょう。その際、可能であれば5分以内に電話をかけてください。

5分以内にレスポンスすると、コンバージョン(商談化)率が8倍に跳ね上がるからです。しかし、実際にできているのは、わずか0.1%しかないというデータがあります。さらに、24時間以内であっても、約14%しかありません。

5分以内の架電でレスポンスが8倍に
5分以内に架電できているのは全体の0.1%

※出典:InsideSales「LEAD RESPONSE STUDY 2021

上記のデータから、素早い対応の重要性がわかります。

電話をしたら、ヒアリングおよび提案を行いましょう。ヒアリングと提案をする際は、以下のように話しかけるのがオススメです。

「ウェビナー参加申込みありがとうございます。このウェビナーは●●という課題をお持ちの方向けですが、□□社さまでもこういった課題がおありですか?もしよければ●●の現状について教えていただけませんか?」

万が一、「今は時間の確保が難しい」などのご返答をもらった場合は、個別の商談を提案しましょう。

2.ウェビナー前日の架電

可能であれば、ウェビナー前日にも架電をしましょう。前日にも電話をすることで、参加率が高まります

電話をかけるタイミングは、ウェビナーの参加URLを送った後が最適です。電話をする際は、以下のスクリプトを参考にしてください。

「ウェビナー参加ありがとうございます!明日はよろしくお願いします!ちなみにこのウェビナーは●●という課題をお持ちの方向けですが、✗✗さまは明日のウェビナーでどういう事を確認したい、などありますか?もしよければ●●の現状について教えていただけませんか?」

3.ウェビナー当日の非参加者フォロー

ウェビナーに参加しない人であっても、必ずフォローしましょう。大切な見込み客であることには、変わりないからです。

一般的に、参加申込み〜参加の歩留まり率は、55〜60%程度だと言われています。残りの40〜45%のリードにアプローチをしないのは、機会損失です。そのため、たとえウェビナーに参加しない顧客であっても、フォローしましょう。

ウェビナー非参加者へのフォローは、以下のスクリプトを参考にしてください。

「ウェビナー、タイミング悪くご参加いただけなかったみたいですが、お申し込みありがとうございました!ちなみにこのウェビナーは●●という課題をお持ちの方向けだったのですが、✗✗さまはウェビナーでどういう事を確認したかった、などありますか?もしよければ私の方で個別にご説明もできますので、●●の現状について教えていただけませんか?」

4.ウェビナー当日の参加者フォロー

最後の4つ目は、ウェビナー当日の参加者フォローです。ここでのフォローが、最も重要です。

そのため、ウェビナーが終わったらすぐにアプローチをかけられるよう、体制を整えておきましょう。フォローの効果を最大化するには、スピードが一番大切です

当日すぐにアプローチできれば、商談につなげやすくなります。具体的には、8〜15%程度の商談化率が期待できます。

テーマによっては、商談化率が上下しますが、一般的には8〜15%程度です。

ただし、アプローチが1日後になってしまうと、商談化率は4〜8%程度に下がってしまいます。さらに、フォローのタイミングが2日後、3日後になるにつれて、商談化率はますます低下します。

すぐにフォローを行うためにも、金曜日のウェビナー開催はあまりおすすめできません。可能であれば、金曜日以外での開催を検討してみてください。

FLUEDでは「3日以内に5アクション」を推奨しています。具体的には、下記のアクションを実施しましょう。

  1. 電話(不在の場合は、在席時間を確認する)
  2. 時間帯を変えて2回目の電話(不在の場合は、在席時間を確認する)
  3. 出られない場合は、要件をメール(ミーティングリンクなども一緒に送付する)
  4. 時間帯を変えて3回目の電話(不在の場合は、在席時間を確認する)
  5. 出られない場合は、要件をメール(ミーティングリンクなども一緒に送付する)

電話やメールをする際は、以下のスクリプトを参考にしてみてください。

「ウェビナー参加ありがとうございました。このウェビナーは●●という課題をお持ちの方向けですが、□□社さまのこういった課題はクリアになりましたか?もしよければ●●の現状について教えていただけませんか?御社の現状に合わせた✗✗の解決方法をお伝えできますがいかがでしょうか?」

ウェビナー参加者の興味度合いを図るために、アンケートの実施は効果的です。ただし、実際に回答してくるのは、全体の10〜30%程度です。内容に関心があっても、アンケートに答えない顧客もいます。

アンケートの回答内容は、過信しないようにしましょう。

また、くれぐれもアンケート未回答の顧客にアプローチしない事態は避けましょう。アンケートに未回答であっても、その後のフォローやアプローチは欠かさずに行ってください。

ウェビナー当日の参加者フォローは、非常に重要です。必ずフォローをしてください

ウェビナーを運営する際に押さえておくべき3つのポイント

ウェビナーの運営には、いくつかポイントがあります。具体的には、以下の3点です。

  1. インターネット環境を整える
  2. ウェビナーの開催時間を適切に設定する
  3. 参加者とのコミュニケーションを大切にする

順に説明するので、ウェビナー運営時の参考にしてください。

1.インターネット環境を整える

まずは、インターネット環境をしっかり整えましょう。ウェビナーは、インターネット環境を利用するだけに、配信環境は重要です。

ネットワークは、有線LANの利用をおすすめします。有線LANを利用すると、安定した高速通信が可能です

無線LANの場合、通信が不安定になりやすく、映像や音声のみだれが懸念されます。

参加者の満足度を下げないためにも、インターネット環境は万全に整えましょう。

2.ウェビナーの開催時間を適切に設定する

ウェビナーの開催時間を意識することも大切です。具体的には、60分程度をおすすめします

60分以上にしてしまうと、以下のような問題点が生じます。

  • 顧客が集中力を維持できなくなる
  • スケジュール確保のハードルが高くなる など

一方で開催時間が短すぎると、内容が薄く感じられ、ウェビナーへの参加価値が疑われる恐れがあります。ウェビナーを開催する際は、60分程度の適度な時間を設定しましょう。

3.参加者とのコミュニケーションを大切にする

より有意義なウェビナーにするには、参加者とのコミュニケーションが大切です。具体的には、以下のようなアクションをとるのがオススメです。

  • 一定の時間ごとに参加者の発言を促す
  • 参加者からの質問に対応する など

上記のようなアクションを積極的に行い、開催者による一方的な講義形式を避けるが重要です。

ウェビナー開催後のフォローアップ方法

ウェビナー開催後は、必ずフォローアップを行いましょう。具体的には、以下2つの方法が効果的です。

  1. アンケートを行う
  2. お礼メールを送付する

それぞれ、順に詳しく解説します。

1.アンケートを行う

アンケートにより、ウェビナー参加者の興味度合いが計れます。ウェビナー参加者の興味度合いが明確になると、その後の対応について優先順位をつけられます

アンケートを作成する際は、回答者の負担を考慮しましょう。質問内容が多すぎると、回答率の低下が懸念されます。

具体的には、以下の3点を意識することがオススメです。

  1. 基本情報
  2. 受講の目的
  3. 希望のアクション

まず1つ目の「基本情報」に関しては、氏名・会社名・連絡先などの情報です。連絡先が分かると、今後の営業時に役立ちます。

次に2つ目の「受講の目的」は、参加者のニーズを把握するのに有効です。課題を知ることで、最適なアプローチができます。

最後に3つ目の「希望のアクション」は、参加者の検討度合いを図るのに有効です。例えば、「製品についてもっと知りたい」という旨の回答をしたのであれば、すぐにアプローチするべきだと判断できます。

アンケートの回答率を高めるポイントについては、次の章で解説するので、参考にしてください。

2.お礼メールを送付する

ウェビナー開催後は、必ず参加者にお礼のメールを送りましょう。メールを送る際は、今後の営業につなげるための内容を、一緒に盛り込むことが重要です

メールの配信は、当日中に送りましょう。ウェビナーの開催から時間が経過するにつれて、開封率は下がってしまいます。

ウェビナー参加者に好印象をもってもらうためにも、開催当日、遅くても翌日までのメール送付が重要です。

ウェビナーアンケートの回収率を高める3つのコツ

ここからは、アンケートの回答率を高めるためのコツを紹介します。具体的には、以下の3点です

  1. アンケートに回答するメリットや特典を用意する
  2. ウェビナー配信ツールを利用する
  3. お礼メールにてアンケートの回答を促す

順に解説するので、アンケートを実施する際は、参考にしてみてください。

1.アンケートに回答するメリットや特典を用意する

1つ目のコツは、アンケートに回答するメリットや特典を用意することです。メリットや特典を用意すると、回答者のモチベーションを高められます

特典の具体例としては、以下の取り組みが挙げられます。

  • ウェビナーの講義資料の送付
  • ウェビナーの録画映像の配信 など

ウェビナーの参加目的は、学習にあるので、学習できるコンテンツを用意するのがオススメです。

2.ウェビナー配信ツールを利用する

2つ目のコツは、ウェビナー配信ツールの利用です。ウェビナーの終了後は、すぐにアンケートを行うと効果的です。ウェビナーの開催から時間が経過すると、記憶が薄れてしまう恐れがあります

そこでおすすめなのが、ウェビナー配信ツールの利用です。ウェビナー配信ツールの中には、アンケート機能が備わっているものもあります。アンケート機能が搭載されたツールを利用すると、迅速にアンケートを実施できます。

3.お礼メールにてアンケートの回答を促す

最後に3つ目のコツは、お礼メールにてアンケートの回答を促すことです。アンケートの依頼後に、回答を忘れられることは多いでしょう。

アンケートの依頼をしたのにも関わらず、回答を得られないのは機会損失です。そのため、お礼メールを送る際は、アンケートの回答を促し、回答率を高めましょう。

フォロー実施後のアプローチ方法

フォロー実施後は、顧客を「ホットリード」と「コールドリード」に分けたうえで、アプローチしましょう

ホットリードは、自社の製品やサービスに対する興味度合いが高い顧客です。アンケートで「製品・サービスについて知りたい」と回答をしていれば、ホットリードだと判断できます。

ホットリードと判断した顧客には、直接アプローチをして、商談へと導きましょう。

一方のコールドリードは、自社の製品やサービスに対する興味度合いが低い顧客のことをいいます。

コールドリードの顧客に関しては、すぐにアプローチしないようにしましょう。すぐにアプローチすると、マイナスな印象を与えかねません。

定期的なメール配信などでフォローを続けていき、徐々に今後の関係を発展させていきましょう。

ウェビナーのフォロータイミングを理解して商談へと導こう

今回は、ウェビナーのフォロータイミングについて紹介しました。適切なタイミングでフォローを行うことで、商談の成約率は大きく高まるでしょう

逆に、フォローのタイミングを誤ると、商談のチャンスを逃します。

今回紹介した4つのベストプラクティスを活用して、ウェビナーの開催効果を最大限発揮してください。

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松永創 FLUED CEO / 代表取締役 BtoBマーケティングスペシャリスト

松永創 FLUED CEO / 代表取締役 BtoBマーケティングスペシャリスト

国内システムメーカーの営業としてキャリアをスタート。その後 テレマーケティング企業で事業/拠点の立ち上げ・営業企画に従事。自身もインサイドセールス部門での業務経験を積む。

その後B2Bマーケティングエージェンシーでベンチャー企業から大手IT企業、製造業など様々なマーケティングに携わる。BtoBマーケティング/営業DX/インサイドセールスで携わった企業/プロジェクトの数は500以上に及び、スピード感あふれるコンサルティングには定評がある。

B2Bマーケティング/営業DXなどのテーマを中心になど講演多數。