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展示会でのリード獲得方法を5ステップで徹底解説!よくある失敗例や商談化のコツも

2024.06.28

2024.06.28

BtoBマーケティング

新規顧客を獲得するために、展示会に出展するのは効果的な方法です。

多くの見込み客と直接会話ができるため、自社の商品やサービスをアピールする絶好の機会となります。

しかし、展示会に出展しただけでは、リード獲得や商談化につなげるのは容易ではありません。

そこで本記事では、展示会におけるリード獲得に焦点を当て、正しい方法や商談化するためのコツを詳しく解説します。

展示会を控えた企業の担当者やリード獲得率を向上させたい方は、ぜひ最後までお読みください。

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展示会におけるリードとは?

展示会は、特定の業界や団体が集まり、自社の商品やサービスを紹介するイベントです。

ここで企業は自社ブースを設置し、来場者に製品のデモや説明を実施します。

展示会におけるリードとは、このイベントに参加した方の連絡先のことです。

名刺交換やアンケート回答で得たデータなどが含まれ、将来の商談や営業活動につながります。

すでに業界や製品に関心がある来場者が多く、直接コミュニケーションを取れるため、相手のニーズや課題をその場で把握することが可能です。

結果として、展示会のリードはほかのマーケティング活動で獲得したものより、商談につながりやすい傾向にあります。

下記の記事では、オンライン展示会のメリット・デメリットについてまとめています。気になる方はチェックしてください。

>>オンライン展示会とは?メリット・デメリットと、成功のための注意点を解説

リード獲得数の平均は5〜10%

展示会でのリード獲得数は、一般的に来場者全体の5〜10%程度と言われています。

さらに、獲得したリードのうち実際に商談化できる割合は1〜5%程度です。

具体的な数字で、考えてみましょう。

例えば、3日間で1万人が来場する大規模な展示会の場合、リード獲得できる人数は最大で1,000名です。

このうち実際に商談へ発展する顧客は、10〜50名程度と想定されます。

この人数に対して、いくら売り上げを立てられるかがポイントです。

獲得したリードを効果的に管理し、適切なタイミングでフォローアップすることで、商談化の確率が高まります。

展示会前の準備から当日の対応、事後のフォローアップまで、一貫した戦略を立てて実行しましょう。

リード獲得単価は8,000円〜10,000円

展示会におけるリード獲得にかかるコストは、一般的に1件あたり8,000円〜10,000円程度です。

この金額には、出展料やブース設営費、スタッフの人件費、配布資料の制作費など、展示会参加に関わる総費用が含まれます。

例えば、展示会の出展に50万円をかけて50件のリードを獲得した場合、リード獲得単価は10,000円です。

この単価は、業界や展示会の規模、自社の出展規模によって変動する場合があります。

効率的なリード獲得戦略を立て質の高いリードを獲得できれば、この単価を下げることが可能です。

また、獲得したリードの商談化率を高めることで、最終的な費用対効果を向上できます。

展示会で獲得するリードは質が高いものが多いため、出展料がかかるものの、総じて費用対効果が高くなるケースが多いです。

展示会でのリード獲得でよくある失敗例

展示会は多くの潜在顧客と直接接触できる貴重な機会ですが、以下のような失敗があると期待した結果を得られません。

  • リードがそもそも獲得できないケース
  • リードを獲得しても商談につながらないケース

それぞれ見ていきましょう。

リードがそもそも獲得できないケース

展示会に出展しても、以下の場合はリードを獲得できないケースもあります。

  • 事前に集客していない
  • スタッフの対応や雰囲気がよくない

事前に集客していない

展示会は、事前に集客していないとリードが集まりません。

多くの企業がブースデザインや当日の対応に注力しがちですが、事前の告知活動も同様に重要です。

自社の見込み客にお知らせするなど、事前に告知する必要があります。

例えば、自社のWebサイトやSNSで告知、見込み客へメール配信、プレスリリースの配信などが効果的です。

これらの活動を通じて、ターゲットとなる来場者に事前にアプローチすることで、ブースへの来場を促せます。

スタッフの対応や雰囲気がよくない

展示会でブースを出展しても、スタッフの対応や雰囲気が良くないと人が集まりません。

来場者の印象に大きく影響するため、他人から見られている意識を持つことが大切です。

ブース付近に通りかかる方への気持ちのいい挨拶があれば、立ち寄ってくれる人数も増えていきます。

ただし、押し売りにならないように対応する必要があります。

スタッフは積極的でありながらも押しつけがましくない、丁寧で親切な対応をしましょう。

立ち寄る予定がなかったブースであっても、スタッフの対応や雰囲気がよければ話しは聞いてみようかなと思いますよね。

リードを獲得しても商談につながらないケース

せっかく展示会でリードを獲得しても、以下のような場合は商談につながりにくくなります。

  • リードへの対応が遅い
  • リードをフォローする定義が曖昧
  • リードのフォロー体制が整っていない

リードへの対応が遅い

展示会で獲得したリードへの対応の早さは、その後の商談成立に大きく影響します。

理想的には、展示会終了後の翌営業日までに電話やメールで対応しましょう。

対応が遅れると、来場者の記憶が薄れ、興味関心が低下しますし、競合他社に先を越されるリスクもあります。

また、迅速な対応は、自社の熱意や誠意を伝える上でも重要です。

展示会中や終了直後にリード情報を整理し、優先順位をつけておくことで、素早い対応ができるようになります。

弊社、株式会社FLUEDのクライアント様の事例では、展示会で名刺交換した翌日に電話をした結果、商談獲得率が4倍もアップしました。商談獲得率は、リード獲得から日が経過するとともに低下するということを、肌で感じています。

リードをフォローする定義が曖昧

リードを多く獲得できた場合、優先度が決められていないとフォローアップが非効率になりがちです。

全てのリードを同等に扱うのではなく、商談につながる可能性の高さや顧客の規模などを考慮して優先順位をつける必要があります。

また、フォローアップの頻度や方法、セールスへの引き継ぎタイミング、フォローアップ期間なども事前に定義しておくべきです。

これらの基準を明確にすることで、効率的かつ効果的なフォローアップができるようになります。

リードのフォロー体制が整っていない

社内で誰がどのリードから対応するか、いつまでに対応するかなどが決まっていないと、フォローアップが滞る可能性が高まります。

展示会後のフォロー体制を事前に整えておくことが重要です。

具体的には、フォローアップの責任者と担当者を明確に決め、CRMシステムなどを活用してリード管理をすると効果的です。

また、定期的なフォローアップ会議や、マーケティング部門とセールス部門間の情報共有体制の構築も推奨されます。

適切なフォロー体制を整えると、獲得したリードを効果的に商談につなげられます。

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数多くの企業様をご支援してきた経験からBtoBマーケティングに関する質問、疑問にお答えいたします。

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展示会当日までに準備すること

展示会を成功させるには、以下のような準備が大切です。

  • 出展する目的や目標を決定する
  • 人員を確保する
  • 当日のスケジュールを作成する 
  • 役割や動きを確認する

展示会当日までにしっかりと準備することで、当日の運営をスムーズに進められます。

出展する目的や目標を決定する

展示会に出展する目的や目標を明確にすることが、準備の第一歩です。

新商品の認知度向上やリード獲得数の増加、ブランドイメージの向上などが目的として考えられます。

一方、目標は、目的を達成するための具体的な指標です。

例えば、「展示会の3日間でリードを100件獲得する」といった具合です。

目的と目標を明確にしたら、ターゲットや訴求ポイントを決定し、展示会の選定やブースデザイン、配布資料の作成に反映させましょう。

人員を確保する

展示会当日は、ブースに常駐するスタッフが必要不可欠です。

来場者への対応やデモンストレーション、資料配布など、役割に応じた人員を確保しましょう。

ブースの大きさにもよりますが、常時2〜3名は配置するのが理想的です。

スタッフの休憩も考慮し、若干多めに人数を割り当てることをおすすめします。

また、事前にスタッフにトレーニングを行い、製品知識や接客スキルを身につけてもらうことも重要です。

社内の人員だけで対応が難しい場合は、外部スタッフの派遣を検討しましょう。

当日のスケジュールを作成する 

展示会当日は、限られた時間の中で効果的に活動する必要があります。

そのため、事前にタイムスケジュールを作成し、スタッフ全員で共有することが重要です。

開場時間や休憩時間、セミナー開始時間などを明記し、スタッフの交代時間なども決めましょう。

また、当日のスケジュールだけでなく、対応スクリプトや緊急時の対応確認も大切です。

これらの点を事前に準備することで迷いがなくなるため、当日の動きがスムーズになります。

役割や動きを確認する

展示会当日は、スタッフ一人一人が自分の役割を理解し、適切に行動する必要があります。

そのために、各スタッフの役割分担を明確にし、動きを確認することが大切です。

例えば、受付担当や営業担当、資料配布担当などを決め、それぞれの動線をチェックします。

資料配布担当が来場者の興味を引き、営業担当にスムーズにバトンタッチできる流れを作れるとスムーズです。

また、来場者とのコミュニケーションの取り方や、商談につなげるためのトークスクリプトを用意するのも効果的です。

事前にスタッフ全員で綿密なリハーサルを行い、本番に備えましょう。

十分な人数のスタッフを確保して展示会に臨んでも、スタッフ同士の連携が取れていないと目標達成が難しくなります。

展示会でリードを多く獲得する5つのステップ

展示会でリードを多く獲得するためには、以下の5つのステップ通りに実践しましょう。

  1. 自社サービスに合った展示会を選択する
  2. 人通りの多いブースを確保する
  3. 立ち寄りやすいブースを設置する
  4. 来場者に特典を提供する
  5. 積極的に名刺交換をする

戦略的なアプローチを取ると、効果的にリードを獲得できるようになります。

1.自社サービスに合った展示会を選択する

自社の商品やサービスにマッチした展示会を選ぶことが、リード獲得の第一歩です。

対象とする業界や顧客層が集まる展示会に出展することで、見込み客との出会いの確率が高まります。

例えば、IT関連のサービスを提供している企業であれば「Japan IT Week」や「Japan DX Week」などの展示会がおすすめです。

事前に展示会の規模や来場者の属性を調査し、自社のターゲットに合致するかを確認しましょう。

弊社、株式会社FLUEDでは、オフラインとオンラインで開催しているおすすめ展示会をリストアップしています。下記より無料でダウンロードできます。

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2.人通りの多いブースを確保する

展示会場内で人通りの多い場所にブースを設置すると、自然と人目に付きやすくなります。

特に、通路沿いや会場入り口近くなどは、来場者が必ず通る動線上になるため、集客がよりしやすくなります。

そのため、ブースの場所はリード獲得の鍵と言っても過言ではありません。

また、隣接するブースの出展内容も重要です。

関連性の高い企業や、集客力のある大手企業の近くだと、相乗効果が期待できます。

ブース位置は早めに申し込むことで、選択肢が広がります。

3.立ち寄りやすいブースを設置する

せっかくブースの場所が良くても、立ち寄りにくい雰囲気では意味がありません。

見た目の印象が良く、立ち寄りやすいブースデザインを心がけましょう。

自社の特徴を視覚的に伝えられるデザインや、来場者の関心を引く仕掛けを取り入れるのが効果的です。

例えば、製品のデモンストレーションを実施すると、来場者の興味を惹きつけられます。

具体的なブースのデザインのポイントは下記の記事で解説しているので、ご参照ください。

>>展示会ブースの効果的なレイアウトやデザインは?見落としがちなポイントも解説

また、ブースの開放感も大切です。

圧迫感のない適度な広さを確保し、来場者が入りやすい雰囲気を作りましょう。

スタッフの配置や動線にも気を配り、来場者とスムーズにコミュニケーションを取れる環境を整備します。

明るく親しみやすいスタッフの対応も、立ち寄りやすさを高めるポイントです。

立ち寄りやすいブースかどうか判断できない場合は、知り合いや友人に意見をもらえると良いでしょう。

4.来場者に特典を提供する

来場者に魅力的な特典を提供することで、ブースへの誘導や名刺交換のきっかけを作れます。

具体的には、自社製品の試供品や無料診断などが効果的です。

特典は来場者の属性に合わせて選定し、ターゲットの関心を引くものが推奨されます。

また、特典を受け取るための条件を設定し、名刺交換や個人情報の登録を促すのもポイントです。

特典内容は事前に告知し来場者の期待感を高めると、当日のブース集客につながります。

5.積極的に名刺交換をする

展示会における名刺交換は、リード獲得の直接的な手段です。

スタッフは来場者に声をかけ、積極的に名刺交換をしましょう。

名刺を受け取った際は、相手の属性や関心事項をヒアリングし、メモを取ることが重要です。

これらの情報は、後のフォローアップで有効活用できます。

また、名刺管理アプリやCRMツールを使えば、その場で来場者情報をデータ化するのも可能です。

スムーズな情報管理により、リードのフォローアップがしやすくなります。

展示会で獲得したリードを商談化するためのコツ

展示会で獲得したリードを商談につなげるためには、以下のような適切なフォローアップが不可欠です。

  • 名刺をデジタル化する
  • フォローメールを送信する
  • リードナーチャリングを実施する

リード獲得しても商談化しないといった事態が起きないようにチェックしてください。

名刺をデジタル化する

展示会で収集した名刺は、できるだけ早くデジタル化することを推奨します。

名刺管理アプリやCRMツールを活用すると、名刺情報のデータベース化がスムーズにできるようになります。

データ化することで、リード情報を一元管理できるようになるため、効率的なフォローアップが可能です。

展示会に参加していないスタッフにも情報共有ができるため、チームでのフォローアップがスピーディーにできます。

また、名刺のデジタル化は、紛失のリスクを防ぐためにも有効です。

下記の記事では、HubSpotを使った顧客管理の方法をまとめています。CRMツールの導入を検討している方は、チェックしてみてください。

>>オンライン名刺交換より便利!?HubSpotを使えば効率的に顧客管理ができる!

フォローメールを送信する

展示会終了後、できるだけ早いタイミングでフォローメールを送信しましょう。

メールでは、まず展示会での出会いに感謝の意を表します。

そして、それぞれの関心事項に合わせて、提案内容を分かりやすくまとめるのがポイントです。

必要に応じて、簡易的な見積もりや資料提供を追加します。

これにより、アポイントの獲得につなげていきます。

もし、すぐに返信がない場合は、電話でのフォローアップも有効です。

具体的なお礼のメールの書き方については、下記の記事をご確認ください。具体的なメールの構成や例文も紹介しています。

>>【例文あり】展示会来場者へのお礼メールの作成方法!その後のフォローについても解説

メールを送った後に電話をするのは有効です。メールを見ていない方も多く、アポイントを獲得できる確率が高まります。

リードナーチャリングを実施する

展示会で獲得したリードは、すぐに商談につながるわけではありません。

リードの関心度や購買意欲に合わせて、適切なナーチャリング(顧客育成)を行う必要があります。

具体的には、メールやSNS、電話などを通じて、継続的にリードとコミュニケーションを取ることが重要です。

見込み顧客の課題や関心に沿った情報提供や提案をしましょう。

また、セミナーへの招待やケーススタディの共有など、リードの関心を惹きつける施策も効果的です。

効率的なリードナーチャリングには、CRMやMAツールの活用が有用です。

これらのツールを用いることで、リードの行動履歴や関心度を把握し、適切なタイミングで有効な施策を打てるようになります。

リードナーチャリングを通じて、リードとの信頼関係を築き、最終的な商談化の機会を創出しましょう。

展示会でのリード獲得は効果的な施策

展示会は、自社の商品やサービスを直接アピールできる絶好の機会です。

しかし、しっかりと準備しないと質の高いリード獲得はできません。

以下の5つのステップを実践し、効果的なリード獲得を目指しましょう。

  1. 自社サービスに合った展示会を選択する
  2. 人通りの多いブースを確保する
  3. 立ち寄りやすいブースを設置する
  4. 来場者に特典を提供する
  5. 積極的に名刺交換をする

展示会は、営業活動において非常に有効な施策のひとつです。

積極的に活用し、貴社のビジネス拡大に役立てていきましょう。以下よりオフライン・オフラインの展示会・イベント一覧をまとめています。無料でダウンロードが可能です。

イベント一覧表のイメージ

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松永創

FLUED CEO / 代表取締役 Hubspotシニアスペシャリスト

B2Bマーケティングエージェンシーでベンチャー企業から大手IT企業、製造業など様々なマーケティングに携わる。 HubSpotゴールドパートナーとしても認定され、サポート実績多数。WEBを中心としたオンライン施策から、インサイドセールスや展示会といったオフライン施策まで幅広く支援している。携わった企業/プロジェクトの数は500以上に及び、スピード感あふれるコンサルティングには定評がある。 B2Bマーケティング/営業DXなどのテーマを中心になど講演多數。