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【例文あり】展示会来場者へのお礼メールの作成方法!その後のフォローについても解説

2024.06.28

2024.06.28

BtoBマーケティング

展示会では、自社のサービスに興味のある見込み顧客を多く獲得できます。

しかし、展示会は多くの競合他社も参加しているため、実際に商談化・受注まで結びつけることは容易ではありません。

そこで重要なのは、見込み顧客に対するお礼メールを通じて自社を印象づけ、次のアクションを提示することです。

この記事では、効果的なお礼メールを作成する方法から、実際の例文までをご紹介します。

展示会に出展する担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。

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効果的な展示会のお礼メールを送るための6つのポイント

SalesforceのSandboxとは

展示会後のお礼メールは、ただ送るだけでは次のアクションに繋がりません。

ここでは、効果的にお礼メールを送るためのポイントについて解説します。

1.CRMへのリードデータインポートを行う

展示会で名刺交換やバーコードリーダーを通じて来場者の情報を手に入れた際は、素早くデータ化し、SalesforceやHubSpotなどのCRMにインポートしましょう。

CRMとは、顧客関係の管理を支援するツールのことを指し、導入することによって、顧客情報の一元管理や分析が可能になります。

展示会の最中にブースで話した内容や、アンケート内容などもCRMに入れておけるとベストです。

なぜなら、詳細情報を入れることができれば、その情報やニーズに合わせて、顧客毎にカスタマイズした内容のメールを送信できるためです。

サービス導入の意欲や、現在抱えている課題などがわかった場合は、速やかに情報を追加しましょう。

2.翌営業日までに送信する

お礼メールは、翌営業日までに送信しましょう。

来場者は、展示会の終了から時間が経てば経つほど、記憶が薄れていってしまいます。

たとえサービス導入意欲の高い担当者と話ができたとしても、その後のコンタクトが遅れてしまっては、意欲が下がってしまうでしょう。

そのため、展示会終了後は、できればすぐにメールを送信するのがベストです。

また、早い段階でメールを送信するためにも、前述したCRMへのデータのインポートもリアルタイムで進めるようにしましょう。

3.印象的な件名でメールを開いてもらう

お礼メールを送る際には、先方担当者が気付きやすいように、印象的な件名で送信しましょう。

来場者は、自社以外にも様々な出展企業のブースを訪れています。

そのため、展示会終了後は出展企業から大量のメールが届き、メールが埋もれてしまう可能性もあります。

そうした事態を防ぐためにも、印象的な件名を設定し、まずはメールを開いてもらえる工夫をすることが重要です。

4.ブースの写真を入れて思い出してもらう

お礼メールには、自社ブースの写真を入れるようにしましょう。

来場者は、多くの出展ブースを訪れているため、場合によっては自社のことを思い出してもらえないということもあるでしょう。

対策として、当日話した内容に加えて、自社のブースの写真を文面に入れ込めば、来場者に思い出してもらえる可能性が高くなります。

5.一斉送信せずに相手に合わせた内容にする

お礼メールは、それぞれの担当者に合わせた内容の文面を送信しましょう。

先方担当者は定型文で送られてくるメールよりも、自社の状況に合わせて送られてくるメールの方が、興味・関心は高まります。

例えば、展示会当日に話した内容や、先方業界の他社事例などがあれば、文面に盛り込めると良いでしょう。

上記のように、担当者毎にメールの文面を作成するためにも、前述したCRMへリードデータをインポートしておくことが重要です。

6.読了後の次のアクションを提示する

メールが読み終わった担当者に対し、次のアクションを提示しましょう。

アクションを提示する際には、顧客の温度感に合わせた内容にすることがポイントです。

例えば、展示会の最中に「今期でのサービス導入は考えていない」という顧客に対して、見積もり依頼や商談設定の依頼を送るのは望ましくありません。

そういった顧客には、ブログ記事やお役立ち情報などを紹介し、徐々に購買意欲を高めていく方が効果的です。

また、ただアクションを提示するだけでなく、CTAを設定するなどして、クリック率の向上を図る工夫も欠かさないようにしましょう。

お礼メールは「即座に」且つ「カスタマイズ」して送ることが重要です!そのためにも、展示会当日のCRMへのデータのインポートは忘れないようにしましょう。

お礼メールの構成

お礼メールを送る際は、以下の構成に沿って作成します。

  1. 件名
  2. 宛名
  3. 名乗り
  4. 挨拶
  5. 本文
  6. 結び
  7. 署名

1.件名

先方担当者は多くのメールを受け取っているため、一目でメールの概要がわかる件名をつけることが重要です。

メールが埋もれてしまわないためにも、以下の内容を記載しましょう。

  • 展示会名
  • 会社名
  • 担当者名

また、【】のような記号を利用することによって、目に入りやすいような工夫を施すことも効果的です。

2.宛名

冒頭に先方担当者の企業名と担当者名を入力しましょう。

CRMツールやMAツールを利用している場合は、差し込み機能を使うことによって、送信するメール毎に自動で宛名を設定してくれるため、便利です。

3.名乗り

本文の書き出しで、どこの誰からのメールであるかを明記しましょう。

できれば展示会に参加していた担当者からメールを送ることが望ましいですが、難しい場合もあるでしょう。

しかし、別の担当者から平然とメールが送られてくれば、先方担当者も混乱してしまう可能性があります。

別の担当者からメールを送る場合は、簡単な自己紹介と、メールを送るに至った背景を記載するようにしましょう。

4.挨拶

展示会後に送るお礼メールですので、まずは感謝の言葉を述べましょう。

ただ、挨拶は長くする必要はなく、一言添える程度で問題ありません。

5.本文

本文では、展示会で紹介した商品に関する情報を軽くリマインドしましょう。

ただ、あからさまな定型文では顧客の反応も良くなりません。

展示会当日の記憶や、CRMにインポートしたリード情報を元に、顧客の状況に合わせた内容を記載しましょう。

また、本文内では、ブログ記事や参考資料なども添付し、顧客へ次のアクションを提示することも重要です。

6.結び

本文の最後には、簡単な挨拶を記載しましょう。

結びの挨拶では「貴社の役に立ちたい」「信頼関係を築いていきたい」という思いや、意欲を感じられる文章にすると良いです。

7.署名

文章の最後には、担当者自身の名前や連絡先を入力しましょう。

見込み顧客の都合に合わせて、メールや電話番号、各種SNSや問い合わせフォームなど、複数の経路を用意するのが効果的です。

上記の構成を意識し、読みやすい文章の作す成を心がけましょう!ここからは、実際にお礼メールの例文について紹介していきます。

展示会のお礼メールの具体的な例文やテンプレート

ここでは、展示会後に送るお礼メールの例文についてご紹介します。

確度の高い見込み顧客へのお礼メールの例文

【件名】〇〇展示会△△社ブースご来場のお礼

【本文】

株式会社〇〇

〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇でございます。

先日は<〇〇展示会>にて、弊社のブースへお立ち寄りくださいまして、誠にありがとうございました。

ブースでは、弊社サービスの〇〇(サービス名)についてご紹介いたしましたが、ご参考になりましたでしょうか?

宜しければ、一度お打ち合わせの機会を頂き、貴社における〇〇(サービス名)の具体的なご活用方法などを直接ご説明させて頂きたいのですが、ご都合いかがでしょうか?

可能な場合は、下記のリンクからご予定を登録頂くか、ご都合のよろしい日時を直接お伺いできますと幸いです。

▼商談予約用URL

(URL)

また、当日ご紹介させて頂いた〇〇(サービス名)の詳細は、下記からもご覧いただけます。

▼ブース展示製品情報

×××(製品名):××××××××××××××××(URL)

〇〇(先方担当者名)様からのご返信を心よりお待ちしております。

今後とも、何卒よろしくお願いいたします。

【署名】

ーーーーーーーーーー

株式会社■■■

●●●部

担当:▲▲▲

住所:XXXXXXXXXXXXXXXXXXX

TEL:●●-●●●-●●●● FAX:●●-●●●-●●●●

Mail:

URL:https:// XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

ーーーーーーーーーー

確度の低い見込み顧客へのお礼メールの例文

【件名】〇〇展示会△△社ブースご来場のお礼

【本文】

株式会社〇〇

〇〇様

お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇でございます。

先日は<〇〇展示会>にて、弊社のブースへお立ち寄りくださいまして、誠にありがとうございました。

ブースでは、弊社サービスの〇〇(サービス名)についてご紹介いたしましたが、ご参考になりましたでしょうか?

説明不足な点もあったかと存じますので、商品に関する資料を以下にご用意させて頂きました。

▼ブース展示製品情報

・××××(製品名):×××××××××××××××××(URL)

ご説明させて頂いた商品に関するご意見やご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ。

また、弊社では〇〇様の課題である△△や△△に関する情報を、以下のブログにて発信しております。

×××××××××(URL)

こちらもぜひご活用くださいませ。

今後とも、何卒よろしくお願いいたします。

【署名】

ーーーーーーーーーー

株式会社■■■

●●●部

担当:▲▲▲

住所:XXXXXXXXXXXXXXXXXXX

TEL:●●-●●●-●●●● FAX:●●-●●●-●●●●

Mail:

URL:https:// XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

ーーーーーーーーーー

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展示会後にお礼メールは必ず送るべき理由

展示会に出展されたことがある方の多くは、訪問者へお礼メールを送った経験があるかと思います。

では、このお礼メールにはどのような目的やメリットがあるのでしょうか?

以下で詳しく解説します。

自社の商品やサービスを認知・理解してもらうため

お礼メールを送ることによって、自社のサービスをより認知・理解してもらいやすくなります。

前提として、展示会の来場者は自社以外にも多くの企業のブースを訪れています。

似たようなサービスを提供している企業が複数あるため、ブースに訪れてもらうだけでは、自社のサービスの認知や理解を得ることができません。

将来の商談や売上につなげるため

お礼メールを送ることで、将来の商談や売上に繋がる可能性が高くなります。

展示会で自社ブースを訪れた来場者は、少なからず自社サービスについての興味や関心があります。

その興味や関心を高めることができれば、商談や受注に繋がる可能性が高いです。

そのため、まずはお礼メールを通じて次のアクションを促し、顧客の興味・関心を高めていくことが重要になります。

例えば以下のような情報は、見込み顧客のナーチャリングに効果的です。

  • WEB上では公開していない資料
  • 自社サービスを導入している同業他社の事例
  • 見込み顧客向けにカスタマイズされた提案

展示会でヒアリングした内容をもとに、有益な情報を交えたお礼メールを送ることができれば、商談化・受注に繋がりやすくなります。

お礼メールで来場者から反応を得るためには、次のアクションを提示することが重要です!これによって「メールは読んだけれど反応しない」担当者の数がぐっと減ります!

展示会のお礼メールを送った後の対応

展示会のお礼メールは、送信して終了ではなく、その後のフォローも重要です。

反応があった見込み顧客に関しては、即座に営業に引き継ぐなど、迅速に対応をしましょう。

また、反応がなかった企業に対しては、電話やステップメールを通じてコンタクトを図り、継続的にアプローチをすることが重要です。

事前に展示会後のオペレーションを作成し、抜け漏れなくアプローチができる仕組みを設計しましょう。

なお、展示会後のオペレーションを設計・作成するためには、HubSpotやSalesforce等のCRM・MAツールを利用すると便利です。

効率的にアプローチをしたい企業は、CRM・MAツールの活用も視野に入れましょう。なお、展示会後のオペレーションでお悩みの方向けに無料の相談会も実施しているので、気になる方は是非ともご参加ください!

効果的なお礼メールでフォローし、展示会出展の費用対効果を高めよう

本記事では、展示会来場者へ送る効果的なお礼メールの作成方法について解説しました。

展示会の来場者は、多くの企業からアプローチを受けているため、商談化に繋げるのは容易ではありません。

複数の企業の中から自社を選んでもらうためにも、正しい方法でお礼メールを送り、商談化・受注に繋げていきましょう。

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松永創

FLUED CEO / 代表取締役 Hubspotシニアスペシャリスト

B2Bマーケティングエージェンシーでベンチャー企業から大手IT企業、製造業など様々なマーケティングに携わる。 HubSpotゴールドパートナーとしても認定され、サポート実績多数。WEBを中心としたオンライン施策から、インサイドセールスや展示会といったオフライン施策まで幅広く支援している。携わった企業/プロジェクトの数は500以上に及び、スピード感あふれるコンサルティングには定評がある。 B2Bマーケティング/営業DXなどのテーマを中心になど講演多數。