HubSpotの電話機能でセールスコールを効率化!連携可能なIP電話も紹介

2022.02.23

2022.07.22

営業DXツール

「HubSpotの機能をもっと使いこなしたい」「電話営業に工数がかかりすぎているので、手間を省きたい」

営業チームを管理するにあたって、このような悩みをお持ちの方もいらっしゃるかもしれません。営業担当者にとって電話は必須の連絡手段ですが、電話内容の記録漏れや共有方法に難しさを感じることもあるでしょう。

そこで今回の記事では、顧客管理やマーケティングが実行できるソフトウェア「HubSpot(ハブスポット)」のセールスコールについて解説します。HubSpotのブラウザ発信や通話内容の記録機能を活用すると、営業活動の効率化が実現できます。

記事の最後には、HubSpotとAPI連携できるIP電話も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

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HubSpotのコール(電話)機能とは

HubSpotで使えるコール機能について、3点解説します。

CRMのデータから営業電話ができる

HubSpotは顧客データを一元管理できるCRM(顧客管理システム)です。電話営業に必要な社名や担当者、電話番号以外にも、顧客に関する詳細なマーケティングデータが保管されています。

HubSpotのセールスコール機能では、登録されている顧客データを分類し、営業をかける優先順位をつけることができます。これまで手作業で行っていた電話営業の準備作業が簡略化され、アプローチが必要な顧客の判別が迅速になるでしょう。

さらに、優先順位がわかることで、成約確度の高い顧客に対して、タイミングを逃すことなくアプローチでき成約率の向上が期待できます。

デスクトップのブラウザから発信できる

HubSpotのセールスコール機能では、スマホや受話器を使わなくても、デスクトップのブラウザから発信ができます。

ワンクリックでVoIP電話通信や一般の電話回線から発信でき、電話営業のスピードが上がります。発信の際は個人アカウントごとの電話番号が使用されるほか、録音機能も利用可能です。

このように、発信作業が効率化されることから、電話営業の担当者は商談など別のコア業務に集中できるでしょう。

話した内容は自動で記録される

自動記録を有効にすると、通話内容がすべてCRMに記録されます。これまでは先方が話す内容をメモする必要がありましたが、セールスコール機能を利用すれば話により集中できるようになるでしょう。漏れや記入ミスもなくなり、クライアントの発言を正確に記録できます。

通話内容は、自動でHubSpotや連携させたSalesforceに記録され、必要なときに確認可能です。

エンタープライズパッケージなら、文字起こし、キーワード検索、コメントの挿入、コール内容の分析まで活用でき、記録されたデータを使って担当のセールスパーソンに対しフィードバックが行えます。

HubSpotのコール(電話)機能を使うメリット

次に、HubSpotのコール機能を利用するメリットを詳しく解説します。

効率的に営業電話が行える

まずは、電話営業が効率的に実施できるというメリットが挙げられます。

従来、電話営業をかける際は、エクセルやスプレッドシートで作成された大量の企業リストから、リスト順やランダムに発信していました。しかし、それでは購入意欲の高い企業にあたる確率は低く、メモも手書きやパソコン上に取る必要があることから、効率的な作業とはいえません。

そこでHubSpotのセールスコール機能を導入すると、顧客データからコールする順番に優先順位がつけられ、さらに会話も自動記録されます。通話中だけでなく、ほかの担当者と共有する際も正しい情報を伝えられるようになるでしょう。

企業によっては、電話営業の担当者は1日に数十件以上など、大量コールを実施するところもあります。そこにHubSpotを導入すれば、担当者の作業負担が減り、大幅な業務効率化につながるでしょう。

CRMで一元管理できる

CTIとHubSpotを連携させておけば、CTIに記録した会話情報をCRMにも同期でき、顧客情報を一元管理できるようになります。

これまでは、フィールドセールス担当者はCRM、電話営業の担当者はCTIとツールを分けている場合、二重入力する必要がありました。しかし、両者を連携させることで、リアルタイムで顧客の最新情報を得られ、二重入力の手間を省けるでしょう。

通話内容のログをCRMに保存すると、電話で話したタイミングや内容だけでなく、メール履歴、サイト訪問履歴、資料ダウンロードといったほかの情報もまとめて閲覧できるようになります。

別の機会に同じ顧客と電話で話すとき、ログを確認しながら話せばコミュニケーションがスムーズになり、信頼関係を築きやすくなるでしょう。

さらに、CRMでは「着信後、話せず伝言を残した顧客」というリスト抽出もでき、フォローの漏れがなくなります。

このように、CRMでデータを一元管理すると、点在していたデータが一ヵ所にまとまるため、業務効率化や生産性向上が期待できます。

スマホアプリからも電話できる

HubSpotのスマホアプリをあらかじめダウンロードしておけば、外出先からも機能が使えます。登録された顧客情報の閲覧はもちろん、ワンタッチでの発信やログの記録も可能です。

なお、電話以外にも、EメールやSMSの送信、タスク作成、トラッキングデータの確認などもアプリから実行できます。HubSpotのアプリはiOSとAndroidで利用可能です。

アプリダウンロードページ:App StoreGoogle Play

関連記事:HubSpotのスマホアプリで顧客との信頼関係の強化を目指そう

顧客エンゲージメントを高められる

顧客エンゲージメントを高める方法の1つが、迅速で適切な対応です。これにより、顧客と信頼関係を構築しやすくなるだけでなく、顧客満足度の向上も期待できます。

上記でお伝えしたように、HubSpotとCTIを連携すると顧客データをリアルタイムで同期できます。すると、部門間で正しい情報を共有でき、顧客対応に活かせるでしょう。

また、担当者が変わってもCRMに記録された購買履歴やアクションを確認すれば、クロスセルやアップセルの営業アプローチも取りやすくなります。つまり、CRMとの連携で顧客エンゲージメントがさらに強化されるといえるでしょう。

HubSpotのコール(電話)機能の使い方

HubSpotのコール機能の使い方を、画像を用いながら解説します。

電話番号を登録する

まずは、HubSpotに自分の電話番号を登録するところから始めます。

HubSpotの「設定アイコン」から「全般」をクリックすると、「コール」というタブがあるので開きます。そして「通話を接続」を有効化し、「電話番号を追加」をクリックします。これが、画像の赤矢印の部分です。

そして、電話番号や内線番号を入力し、認証確認をして終了です。

通話の録音機能を設定する

allow-call-recording
出典:コールを設定する – HubSpotナレッジベース

通話音声を記録するには、録音機能をオンにする必要があります。

「設定アイコン」から「オブジェクト」、「アクティビティ」に移動し、「コール」のタブから「通話の録音を許可(画像のAllow call recording)」にチェックを入れると完了です。

コンタクトレコードから電話をかける

次に、発信方法を解説します。まず、履歴から電話を架ける方法です。

「コンタクト」からレコード(履歴)に表示された相手の名前をクリックし、「Call」のアイコンをタップすると発信でき、とても簡単です。

受信トレイから電話をかける

Eメールやチャット履歴が既に受信トレイにあれば、返信エディターを使って通話ツールが利用でき、すぐに電話で顧客と話せます。

HubSpotの「コミュニケーション」から「受信トレイ」に進み、返信エディターの「チャネル切替」から「電話」を選択します。そして「電話番号」をクリックすると専用のウィンドウが表示され、通話可能です。

なお、通話最中に録音やミュート、内線番号の入力といった操作もできます。

モバイルアプリから録音通話をチェックする

通話録音を有効にすると、モバイルアプリからアクセス可能です。録音機能で必要なデータにすべてアクセスでき、フィードバックや情報共有に役立ちます。

また、ほかのアプリを稼働中でも再生できるので、ほかの作業をしながら録音をチェックしても、問題ありません。

HubSpotのアプリから「録音された通話」リストにアクセスし、「通話」をタップすれば録音内容や文字起こし、追加したコメントのチェックが可能です。

HubSpotと連携できるIP電話

HubSpotは1,000以上の業務支援アプリとAPI連携が可能です。ここでは、HubSpotとデータ連携できるIP電話アプリについて解説します。

MiiTel(ミーテル)

MiiTelの公式ホームページで詳細を確認する

MiiTel(ミーテル)は、通話内容を自動録音し、解析までできるIP電話です。通話されたデータはCRMに自動保存されるので、議事録代わりに活用できます。クラウド保存されるので、ネット接続できればどのデバイスからでもアクセス可能です。

HubSpotとMiiTelをAPI連携すると、HubSpot製品に登録された電話番号を含む顧客データがMiiTelの連絡先にインポートでき、簡単に発信できるようになります。着信画面にCRMの情報が表示されるため、顧客とスムーズなコミュニケーションが実現可能です。

なお、MiiTelの議事録作成を含む機能については、以下の記事で紹介しています。

MiiTelを使ってZOOMの議事録作成を自動化する方法

pickupon(ピクポン)

pickuponの公式ホームページで詳細を確認する

pickupon(ピクポン)は、営業特化のAI搭載型IP電話です。pickuponを使って通話すれば、AIが自動で重要箇所を拾い、テキスト化してCRMに自動反映します。営業の入力業務が飛躍的に軽減され、正確な情報共有を促すため、電話営業の生産性向上が実現できます。

HubSpotと連携することで、顧客情報の一元管理が可能です。HubSpot内からクリックコールが使え、よりシームレスな連携ができるようになります。

CallConnect(コールコネクト)

CallConnectの公式ホームページで詳細を確認する

CallConnectは、コールセンターやインサイドセールスで活用できるブラウザ電話システムです。HubSpotの無料版とも連携可能で、HubSpot内の顧客情報と同期できます。

さらに、Chromeの拡張機能でHubSpotの電話番号から発信しても、相手方にCallConnectの電話番号を表示することが可能です。その場合の通話記録メモは、HubSpotコールとして残ります。

営業電話はHubSpotの機能を使って効率化しよう

営業電話はHubSpotを使うと入力作業などの煩雑な手間が省かれ、業務効率化につながります。設定も簡単に行え、アプリからも利用できるのでぜひ導入しましょう。

HubSpotのセールスコール機能の使用方法や、各電話アプリとの連携など、ご不明点があれば株式会社FLUEDまでぜひお問い合わせください。

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松永創 FLUED CEO / 代表取締役 Hubspotシニアスペシャリスト

松永創 FLUED CEO / 代表取締役 Hubspotシニアスペシャリスト

B2Bマーケティングエージェンシーでベンチャー企業から大手IT企業、製造業など様々なマーケティングに携わる。 HubSpotゴールドパートナーとしても認定され、サポート実績多数。WEBを中心としたオンライン施策から、インサイドセールスや展示会といったオフライン施策まで幅広く支援している。携わった企業/プロジェクトの数は500以上に及び、スピード感あふれるコンサルティングには定評がある。 B2Bマーケティング/営業DXなどのテーマを中心になど講演多數。