MiiTelを使ってZOOMの議事録作成を自動化する方法

2022.01.06

2022.01.06

営業DXツール

MiiTelは、950社以上が導入し2.2万人以上のユーザーが利用している、AI搭載のIP電話サービスです。そのMiiTelの機能を活用し、ZOOMの議事録が自動的に取れる便利機能があるのです。

リモートワークが浸透している昨今では、ZOOMなどのWeb面談ツールを使ってデジタルで商談や会議を実施できます。そのZOOM機能とMiiTelの機能を掛け合わせ、議事録を自動で作成できるようになっていますので、本記事では実際の方法をご紹介いたします。

議事録を取ることはそれなりの労力がかかります。MiiTelが持つサービス、ZOOMとの連携機能を活用することで、今まで以上にリモートワークの環境を改善し、ビジネスに集中できるようになるかもしれません。

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クラウド型IP電話ツール「Miitel」とは – 機能紹介

ミーテルとはクラウド型のIP電話ツールですが、同じようなサービスは他にも存在します。本章では、MiiTelの主要機能に触れながら、何ができるかを理解できるようご紹介します。

IP電話機能

IP電話とは、インターネット回線を活用した通話機能で、基本料金や通話料を安価に抑えることができます。設備も不要でネット環境下であれば利用が可能です。在宅勤務やテレワークに適しており、管理画面上から各回線の設定や管理も可能なため、多くの企業に導入されています。

MiiTelはクラウドサービスでIP電話を利用できるため使いやすく、大きな投資も必要ないため多くのメリットがあると言えます。

自動録音機能

自動録音機能とは、会話内容が自動的に録音される機能です。マニュアルで録音操作を行うのでなく、会話が開始されたタミングから自動で録音が始まるため、録音忘れの心配が不要です。

録音された音源には各URLが割り当てられるため、共有もスムーズに行えます。そして、録音された音声を倍速で聞くことができるため、効率よく録音内容を確認できます。

文字起こし機能

通話内容を文字起こしする機能です。音声をリアルタイムで文字起こしできるため、データを議事録としても活用できますし、会話メモを漏らすことなく記録したい場合に最適です。会話内容をすべて記録できるため、事細かに振り返りたい場合に文字起こし機能は大きな効果を発揮するでしょう。ちなみに、この機能を活用することでZOOM会議の文字起こしも実現できるのです。

SFA/CRM連携機能

MiiTelはSalesforceやキントーンなどのCRMやSFAと連携させることができます。例えばコンタクト情報に会話内容を連携させることで、いつ、どんな内容を話したのかを関連づけられれば、顧客情報を中心に音声や文字情報を残しておくことができるでしょう。振り返りや引き継ぎの際にも便利で、会話内容が加わることで顧客を理解することにつながります。

重要な会議や提案時、役職者やキーパーソンとの会話は多くのメンバーが知りたい情報の一つです。思い出したり、議事メモやノートを探したりするのではなく、CRMやSFAに連携させることで業務効率化につながります。

スマホアプリ

十分なスペースでデスクトップやノートパソコンのWeb画面のみで業務を行うことができれば、安定して仕事をする上では最適でしょう。しかし、必ずしもコンディションが揃った状態で業務を行えるわけではありません。モバイルワークやリモートワークも推奨されている現在では、アプリ機能があることで柔軟な働き方が実現できます。

外出先や在宅、移動中の電話が必要な場面でも、パソコン版と同じ電話番号を利用して業務を行えるので、場所を選ばず仕事ができます。

MiiTelを使ってZOOMの議事録作成を自動化してみた

本記事のテーマであるMiiTelの文字起こし機能とリモートワークの必須ツールのZOOMを活用して議事録を作成する方法について触れていきます。

ZOOMとの連携

「MiiTel for Zoom」という、MiiTelをZOOMと連携させるサービスが2021年11月10日にリリースされました。この機能はMiiTelが提供するトーク分析機能を、ZOOMミーティングに連携させ、自動的にZOOM上での会話内容を書き起こすことを可能にするサービスです。MiiTelは電話機能ですが、ZOOMにおける動画上の音声を記録することで、電話に加え、オンラインの会話もストックできます。効果として、顧客情報をこれまで以上に活用でき、会社の貴重な資産としてストックできるようになるのです。

MiiTelを使ってZOOM会議の議事録をとる

MiiTel for Zoomには大きく3つの機能があり、①自動文字起こし・話者特定機能、②録画共有機能、③トークのスコアリングにより、ZOOM会議の議事録を自動的に取ることができます

これまでは通話などの音声でこの3つの機能を実現していましたが、ZOOM上の会話データにもMiiTelは対応するようになりました。MiiTel for Zoomでは電話と同様に会話内容をログとして残し、活用し、共有し、分析できるようになるため、MiiTelの活用の幅がこれまで以上に広がります。

ZOOMでの会話が開始されれば自動的に録音もはじまり、会話が終わると録音も自動で終了します。そして、MiiTel同様にURLで会話内容がシェアでき、振り返ることもできるため、MiiTel同様のクオリティで文字起こしを行えます。

ZOOMはビジネスで広く導入されているWeb面談ツールであり、今後機能拡張も期待されます。ZOOMデータと自動文字起こし機能によりこれまでマニュアルで行なっていた議事録作成からも解放され、業務が効率化するでしょう

MiiTelが必要とされる背景

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ここまで、MiiTelの基本機能や、ZOOMの音声を自動的に記録できる機能などを紹介致しましたが、なぜMiiTelが必要とされているか背景についてお伝えします。

まずは、業務要件としてオペレータやインサイドセールスなど、日常的に電話を活用し顧客対応を行う方々へMiiTelが最適な環境を提供できるため、多くの顧客に利用されているからと言えるでしょう。

また、後述しますがリーズナブルに始められるという点も背景にあります。初期費用が無料でID単位の契約が可能であり、想定ユーザーは業種業態を問いません。ツールを利用する際のハードルが低いため、ニーズが広まっています。

そしてリモートワークや働き方改革の定着化により、対象のユーザー層が広がっており、MiiTelへのニーズが格段に上がっているという背景も大いに関係しています。

MiiTel導入で得られる期待効果

five person on the conference room

本章では、MiiTelを導入することでどのような効果が期待できるかについて触れていきます。誰しもが、やりたいことを実現でき、課題を解決できると期待して導入するはずです。そのために得られる期待効果を理解した上でツールを導入することが重要です。

売上や商談数の増加

MiiTelを導入するだけでは売上や商談数の増加は期待できませんが、以下のような効果がすぐに現れるはずです。

  • これまでかかっていた移動時間を商談準備や他の業務に割けるようになる
  • 場所を選ばず柔軟な働き方できる
  • 今までアプローチできていなかった見込み顧客との商談が行える

上記は一例ですが、結果として商談に割ける時間が増え、その分商談数を多くこなすことができます。取り組み方にもよりますが、営業経験や顧客とのやりとりにも時間を割けるので経験値が溜まります。そして営業力が向上し、売り上げ増加につながるはずです。

また、MiiTelを活用すると柔軟な働き方もできるため、採用を行う上で優秀な人材を確保できるチャンスが増えます。

他システム連携による業務の効率化

CRMやZOOMなど顧客とのタッチポイントとなる周辺ツールとの連携がスムーズに行えます。MiiTelはクラウド型のIP電話であり、それだけでも機能的に活用できます。MiiTelをさらに効果的に活用するためには、顧客データと連携し、紐付けを行い、連携ツールとのシナジーを生み出すことが重要です。

MiiTelはすべてのツールと連携できるわけではありませんが、業務効率化を行う上で必要なツールとの連携が図れますので、賢く使うことで大きな効果を発揮できるでしょう。

トレーニング・ナレッジシェアで営業力の向上

MiiTelは会話記録はもちろん、会話に関するデータを残しておくことができます。インサイドセールスやオペレータが使う場合、記録を残し、分析を行い、フィードバックを実施することで業務の効率化だけではなく、顧客とのコミュニケーションの改善、さらに営業力向上に繋がります。

パフォーマンスを出しているセールスや、評判のいいオペレータの会話内容をシェアし、良いところを真似することで組織全体の顧客対応の品質向上につながります。また、咄嗟の切り返しパターンを多く学んだり、応対が難しい内容をうまく切り返したノウハウを積極的にシェアしたりすることもできます。

自分一人だけでは会話パターンに限りがありますが、データを残し、分析し、改善すること、そしてパフォーマンスを出しているオペレータの会話を真似たり、自身の気づきをシェアしたりすることは、組織全体の強化につながるでしょう。

データ可視化によるネクストアクションの明確化

MiiTelを活用することで、各オペレータのパフォーマンスをダッシュボードにして可視化できます。可視化できる内容は、会話時間、ラリーの回数、沈黙時間、スピードなど様々です。それらを可視化し、通話スコアを導き出し、メンバー別に特徴を細かく把握することができます。オペレータごとに苦手ポイント、得意領域が明らかになるため、改善箇所が明らかになり、ネクストアクションを明確化することができるのです。

MiiTelの利用料金

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MiiTelの利用料金は2段構成になっています。初期費用と月額料金です。

初期費用は0円のため、最小限で契約ができ、リーズナブルに始められます。ライセンスは1IDあたり6,578円(税込)で年間契約が基本的な契約期間です。

また、最低契約単位は1IDから締結可能なため、組織の大小に関わらず導入ができます。大きな組織でもスモールスタートを行うのにも適しています。ただし、IDが10以下の場合は事務手数料が発生します。

非常にリーズナブルかつ、企業規模は問わず、目的に応じて小さくも始められるのが特徴です。

まとめ – MiiTelを活用して営業DXを促進しよう

MiiTelは、リモートワーク全盛と言われている今の業務体制に、非常にマッチしたサービスだということがお分かりいただけたかと思います。その上で機能を理解し、効果的に活用できる方法を知ることで、現在の業務をさらに効率化できるはずです。

ツールはあくまでツールですが、活用次第で必要不可欠な存在になり、自社の業績向上、業務の効率化に役立つはずです。使いこなせるかどうか少しでも不安をお持ちであれば、営業DX.jpにお気軽にご相談ください。MiiTelをはじめとした、営業をDX化するためのノウハウや経験を多く持っていますので、お役に立てるはずです。

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松永創 FLUED CEO / 代表取締役 BtoBマーケティングスペシャリスト

松永創 FLUED CEO / 代表取締役 BtoBマーケティングスペシャリスト

国内システムメーカーの営業としてキャリアをスタート。その後 テレマーケティング企業で事業/拠点の立ち上げ・営業企画に従事。自身もインサイドセールス部門での業務経験を積む。

その後B2Bマーケティングエージェンシーでベンチャー企業から大手IT企業、製造業など様々なマーケティングに携わる。BtoBマーケティング/営業DX/インサイドセールスで携わった企業/プロジェクトの数は500以上に及び、スピード感あふれるコンサルティングには定評がある。

B2Bマーケティング/営業DXなどのテーマを中心になど講演多數。