2023.06.02
2023.08.08
見積もりや発注業務の手間を省きたい人は多いのではないでしょうか。そのような場合はHubSpotの機能をフル活用して、見積もりの作成から発注、支払いまでの自動化がおすすめです。面倒なメールでのやり取りを大幅に省け、業務の効率化に繋がります。
この記事では、見積もりや発注、支払いに活用できるHubSpotの機能を紹介するので、参考にしてください。
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コンテンツ目次
HubSpotで支払いや見積もりなどの発注業務の効率化が可能
今後は発注書や申込書の電子化が進むため、HubSpotを活用することで見積もりや発注業務を大幅に削減できるでしょう。
例えば、電子署名機能を活用してお客様にリンクを共有するだけで、発注記録までの対応ができたり、クレジットカードの支払まで完結できたりできます。
その結果、これまで負担となっていたクライアントとのメールのやり取りや再発行の手間、システムへのPDF読み込みなどの作業を削減できます。次に具体的なHubSpotの機能を見ていきましょう。
電子署名を活用した見積書作成から発注記録
従来は発注業務は次の流れで行われていました。
- 発注書の印刷
- 発注書のお客様への送付
- お客様の発注書への捺印
- 発注書の返送
さらに、発注書を保存する必要もありました。しかし、電子署名を活用することでお客様が”署名して発注”ボタンを押すだけで発注が完了し、発注記録まで残すことができます。
今後、発注記録の電子化がすすむなか、申込書でも電子署名の利用される機会が増えると考えられます。
僕は電子署名以外に、もう考えられません。
クライアントへのURL共有で見積もりから発注まで可能
見積作成ボタンを押すと、PDFが作成されます。この見積もりを公開するとURLが発行されるため、このURLをお客様にメールやSlackなどで共有するだけで発注依頼が完了します。HubSpot内にメールソフトもあるため、すべてHubSpot内で発注を完結できる点が魅力です。
クライアントがHubSpotを活用していなくても利用可能
電子契約サービスの場合は、両者が同じサービスを導入しなければ利用できないなどの問題があります。
しかし、この機能はお客様がHubSpotを導入していなくても利用することができます。作成したリンクをお客様宛てにメールやSlackでリンクを送信するだけで、お客様はHubSpotを導入していなくても、ブラウザ上で見積書を開けてボタンを押すだけです。そのため、他のサービスと比較してもお客様の負担も少なく簡単に利用することができます。
電子契約サービスと違い一気に完結
電子署名のやり方としては、クラウドサインなどのクラウドサービスを活用する方法があります。
しかし、電子契約の場合はサービス内に一度PDFをアップし、印鑑を押す場所の指示を作成し、メールで展開するということが必要でした。HubSpotを活用する場合は、お客様にリンクをHubSpot内のメールサービスを利用してお送りするだけで完結するために大幅に手間が省けます。
見積作成ソフトでは対応できない
見積作成ソフトを利用されている方も多いのではないでしょうか。しかし、見積もり作成機能ソフトで利用している昨日が、見積もりを作成するだけにとどまっていることがあり、ほとんどPDF作成ソフトのようになってしまっていることもあるのではないでしょうか。
HubSpotには、見積作成だけにとどまらず、お客様への送付、発注記録など見積作成ソフトには含まれない機能が多く含まれております。
Stripeでクレジットカード払いへの対応が可能
今回もう一つご紹介したい機能は、クレジットカード支払いに対応できる機能です。Stripeという決済システムを設定することでクレジットカードでの支払い対応が可能です。
弊社でも備品の購入などはなるべくクレジットカードでの支払いを増やしていきたいと思っており、今後はより需要が増えるのではないかと思っている機能の1つです。
Stripeとは？
Stripeとは、大企業や中小企業、個人事業主まで幅広く利用されているオンライン決済システムです。初期費用や月額利用料は不要で、決済成立ごとに手数料3.6％が加算されるシンプルな仕組みが特徴でECやビジネスなど限らず幅広く活用されております。
クレジットカード支払いのメリット
クレジットカード支払いに対応できることにどのようなメリットがあるのでしょうか。具体的には大きく2つあります。
回収リスクがなくなる
1つは回収リスクがなくなるということです。通常の請求の場合発注書を作成し、その後請求書を作成して請求を行います。しかし、場合によっては支払いが遅れたり、回収されなかったりするリスクが発生します。
クレジットカード支払いの場合は、その場で請求が行われるため回収漏れのようなリスクを避けることができます。また、合わせて請求書発行などの手間も大きく省けます。
入金サイクルが早まる
2つ目は入金サイクルが早まるということです。例えば、弊社の場合は月末締めの翌月払いなどのため、その月に発生した業務のお金が振り込まれるのは翌月の月末になってしまいます。
しかし、クレジットカード支払いの場合は、その場ですぐにStripeに入金されそのお金が振り込まれるのは当月末となります。その結果通常よりも約1ヶ月早く入金されます。
Stripeを活用する留意点
Stripeの利用は便利ですが一点留意点があります。それはシステムを利用する手数料がかかるということです。
Stripeは決済成立ごとに手数料3.6％が請求されるため、取引金額が大きい場合などは検討が必要でしょう。業務効率化や請求書発行の手間と比べて自社に適切なのかを検討しましょう。
BtoBでもクレジットカードは活用されるのか？
経費の支払いにクレジットカードを使う人がどれくらいいるのかということをよく聞かれます。しかし、SBペイメントの調査で、実は7割以上が経費をクレジットカードで支払いをしたいと答えており、今後より利用意向が高まっていくと思われます。
次の記事では、企業のクレジットカード決済について詳しく解説しているので、参考にしてください。
BtoBもクレジットカード決済が一般的！？調査結果・メリット紹介
弊社でも備品などをクレジットカードで支払いたいと思っていました。
今後はHubSpotペイメントという選択肢も
まだ記事執筆時点では米国・ドル対応しかないのですが、HubSpotペイメントという方法もあります。Stripeと似たような機能で今後日本国内でも導入される可能性があります。
HubSpotを活用して発注や支払い業務を効率化しよう
いかがでしたでしょうか。発注業務や支払い業務の手間は、案件が増えていくことでじわじわと負担になっていきます。HubSpotの電子署名機能やクレジットカード支払い設定などをすることでその業務を大きく効率化することができます。
もし、導入してみたいということや不明点などがあればぜひ無料相談会で一度問い合わせをしてみてください。
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