事例で学ぶ!HubSpotワークフローでできること&作成手順ガイド

2021.03.31

2021.04.16

営業DXツール

HubSpotのワークフローでできること

City construction model with cogwheel mechanism on grunge background

使えるワークフローの種類、タイプ

HubSpotのワークフロー機能は非エンジニアでもマーケティングや、営業プロセス、サービス機能の一部を自動で行うためのシステムを設定するできる機能です。

ワークフロー機能を使うことで、例えば、見込み顧客の購買意欲を高めるアクションをしたり、購買意欲の度合いを確認したり、温度感が高まったタイミングで営業部門に引き継いだりすることが可能です。HubSpotのワークフロー機能の基本的な使い方について、参考までに、できることを列挙させていただきます。

  • アクションの追加
  • If/then分岐
  • 他のアクションへ移動
  • 別のワークフローへ登録
  • ウェブフックをトリガー
  • 内部コミュニケーションやメール

使えるワークフローの種類やタイプの詳細については、公式サイトのナレッジページでご確認いただければ幸いです。

Eメールの自動化による、効率的なリードナーチャリング

メールキャンペーンを自動化することで、プロスペクトを絞り込み、次のステージへ誘導し、多数の有効リードを獲得できます。また、コードを使う必要が一切なく、非エンジニアでも魅力的なメールを作成できるのです。

メール本文を作成した後は、トリガー・条件・アクションを設定します。見込み客に適した情報を、コンバージョンが望める相応しいタイミングで送信できます。

さらに、送信したメールが目標に対してどれくらいコンバージョンに貢献しているかを確認できるのです。

Hubspotのような豊富なCRM機能を持っているツールだからこそ、マーケティングプロセスを段階的に進めていく中でワークフローのような自動化機能が効果を発揮するのです。

ワークフローの可視化、パーソナライズを行い、カスタマイズも可能

ターゲットを絞ったワークフローを作成することで、より多くのコンタクトへ、効果的にアプローチすることが可能になります。

Eメール送信後の簡易的なフォローから、複数ステージに分かれる複雑なシナリオ設計まで、専用のエディターで簡単に設定できるのです。技術がない、IT部門の手を借りないといけない、といったボトルネックは生じません。

また、コンバージョンへより近いコンタクトを判断しながら、独自のワークフローを設定できます。CRMやデータベースに入っているデータを基に、送信相手に合わせつつ、メール内容を一人ひとり変更できるのです。

ここまで簡単に書いていますが、ワークフローを実際行う場合、Hubspotでなければ、どこかのプロセスで手を加えたり、コードを書く必要が出てきます。本来であればそれくらい複雑なプロセスを非エンジニアが設定できてしまうところに、Hubspotの凄さが凝縮されています。

メール以外のタスクを柔軟に自動化できる

HubSpotでは、メール以外のさまざまなタスクを自動化することも可能です。それにより、本来の業務に専念できるようになります。例えば、以下のようなタスクです。

  • Webhookを使用した外部ツールとの連携設定
  • リードスコアリング
  • 確度が高まった段階でのリード引継ぎ
  • プロパティや値の更新
  • コンタクトアクションのメンバー通知
  • フォローの必要性が生じたときのタスク追加

上記のように、ワークフローの使い方は極めて柔軟で、使い勝手の良さを実感できます。

HubSpotのワークフロー作成手順

画像引用元:HubSpot公式サイト

ここでは、HubSpotを使ったワークフローの設定手順についてご紹介いたします。わかりやすく解説したので、ぜひ参考にしてみてください。

オブジェクトを選択する

まずは、ワークフローの設定対象となるオブジェクトを選択します。

HubSpotにおけるオブジェクトとは、「コンタクト」「企業」「チケット」「取引」など、自社と社外の関係を大まかに表した枠組みのことです。オブジェクトへ格納していく各データを「プロパティ」と呼びます。

以下では、HubSpotを使ったワークフロー設定において、最初にやるべきことを解説いたします。

  1. ナビゲーションバーにある「自動化」→「ワークフロー」を選択します。
  2. ワークフローで使用するオブジェクトタイプを選択します。作成できる範囲がエディションごとに異なるので、注意が必要です。
    • コンタクト
    • 会社
    • 取引(「Sales Hub Professional/Enterprise」のみ)
    • 見積もり(「Sales Hub Enterprise」のみ)
    • チケット(「Service Hub Professional/Enterprise」のみ)
    • カスタムオブジェクト(「Enterprise」のみ)
  3. 左側のパネルにある、「最初から開始」もしくは「テンプレート」のタブのどちらかを選択します。
    • 最初から開始:空白のワークフローとして作成を開始できます。以下のワークフロータイプの中から選択しましょう。
      • コンタクトベース
      • 会社ベース
      • 取引ベース
      • チケットベース
      • 見積もりベース
      • カスタムオブジェクトベース
    • テンプレート:テンプレートでは、登録トリガーとアクションが規定でセットされています。検索欄から検索、もしくは「タイプ」ドロップダウンメニューをクリックし、好みのテンプレートを選択します。その後、右側のプレビュー画面で実際の挙動を確認してください。
  4. 鉛筆アイコンをクリックしてワークフローの名前を付けた後、[ワークフローを作成]をクリックします。

以上でワークフローの初期設定は完了です。

トリガーを設定する

ワークフローの初期設定が完了したら、次は登録条件の設定を実施しましょう。

次に、登録条件の設定を実施しましょう。このステップでは、「どのような条件のときにワークフローが登録されるのか」についての設定をします。「登録トリガーボックス」と呼ばれる欄へ入力すると自動で登録されますが、空白のままにしておくと、手動での登録が可能になります。

具体的には、以下の手順を踏んでください。

  1. ワークフローの設定画面で、[登録トリガーを設定]をクリックします。
  2. 右側のパネルに、さまざまなフィルタータイプが表示されます。条件を設定して[フィルターを適用]をクリックしましょう。
  3. もし、同じ動作をワークフローで2回繰り返したい場合は、以下の手順に従います。
    1. 右側のサイドバーにある、[再登録]タブをクリックします。
    2. [再登録]スイッチをクリックして、オンに切り替えます。
    3. 再登録で使用するトリガーを選択しましょう。
  4. [保存]をクリックして完了です。

アクションを設定する

次に、トリガー発生後のアクションを設定していきます。手順については、以下の通りです。

  1. ワークフロー作成画面にある「プラスアイコン」をクリックして、ワークフローアクションを追加します。
  2. 右側のパネルで、アクションを選択しましょう。
  3. アクションの詳細をセットアップしてから、[保存]をクリックします。

作成したアクションは、複製したり移動したりすることで、より効率的に作成できるのが特徴です。

またHubSpotアカウントへ、他ツールのワークフローを接続することも可能です。実行可能なワークフローの範囲を広げられます。

ワークフロー設定をする

ここでは、ワークフロー設定をカスタマイズする方法について解説いたします。

まず、[設定]タブをクリックしましょう。大まかに説明すると、以下の設定が可能です。

  • [一般]ページ:アクションを実行する曜日や日時を管理したり、Salesforceにあるコンタクトと連携したり、特定のキャンペーンをワークフローに関連付したりできます。
  • [登録解除と除外]ページ:ワークフローからレコードを自動的に削除・除外するための条件を設定できます。

ワークフロー設定するための詳細な方法については、HubSpotの公式ページも参照してみてください。

ワークフローを有効にする

ここでは、設定済みのワークフローを有効にする方法を解説いたします。実際の手順は、以下です。

  1. 右上にある[確認]のリンクをクリックします。
  2. 「すでに条件を満たしているレコード」、もしくは「将来に条件を満たすレコード」のうち、当てはまる方を選択します。
  3. ワークフロー設定を確認してから、[有効にする]をクリックしましょう。
  4. ダイアログボックスで、[はい、有効にする]をクリックして完了です。

参考:HubSpotアカデミーで学ぶ

以上、ワークフローの設定を順を追ってご紹介しました。いかがでしたでしょうか。決して難しくないプロセスですが、何度か試してみないと覚えられないかもしれません。Hubspotは高機能で奥が深いので、どんどん学んで行きたい人には非常におすすめです。

HubSpotアカデミーで好きなように使いたい機能を学び、自走できます。講義もオンライントレーニングですので活用していただき、専門的な知識をレベルに応じて身に付けることができます。

Hubspotアカデミーで学ぶと、広く世界で認められている認定資格を取得でき、キャリアップに繋がります。ワークフローだけでなく、各ツールごとのコースに分かれて自由に学べますので、トレーニングをしながら機能を一つずつ身につけていき、Hubspotマスターを目指していきましょう。

HubSpotのワークフロー機能の具体的な活用例

Two people working together on laptops

この章では、Hubspotワークフローを実際に使ってどんなことが実現できるのか、活用事例を紹介しつつ簡単に触れていきます。

お礼メールの送信

登録トリガーを設定し、自動返信メールを設定することで、サイト上のコンテンツをダウンロードしてくださった見込み客へ、お礼メールを送信できます。必要情報をフォームに入力し、そのままその情報がCRMに蓄積されていくため、一度ワークフローを組んでしまえば、シンプルに業務削減にも繋がります。

イベントを申し込んでいないユーザーへのフォローメール

イベントの招待メールを送った後、一定期間後にセミナーへ応募していないコンタクトを判別し、フォローメールを送信することも可能です。具体的には、if/then分岐を使い、セミナー参加申し込み用のフォームに入力したかの条件を設定します。

条件に当てはまったコンタクトに対し、再度セミナー招待メールを送信します。セミナー開催までの期間に応じて、しつこくならない程度に実施し、参加へのアクションを促していくのがポイントです。

if/then分岐機能を耳にしたことがある方は多いと思いますが、顧客に対し自動でだし分けてメールアプローチができるのが大きなメリットです。

イベント参加者へのフォローアップ

最後に、イベント参加者へのフォローアップに関するアクションについてです。

同じく登録トリガーを設定し、イベントに関連するコンテンツや他のセミナー、あるいは有料サービスの紹介メールを送信して、具体的なコンバージョンにつながるようアクションを仕掛けます。

セミナー終了後、さらに温度感を高めたり、温度を維持したりするために、自社の他のサービスに触れる機会を自然に提供します。結果として、顧客から嫌われない効果的なマーケティングが行えます

まとめ:HubSpotのワークフロー機能を正しく使いこなそう

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一見難しそうな機能と思った方もいらっしゃるかもしれませんが、ワークフロー機能は、使い方次第で様々な役割を担うことができる便利な機能です。ご紹介させていただいように、設定や活用方法についても、手が届かないほどの難しさということはない、むしろ思っていたより簡単そうだ、と実感いただけたのではないでしょうか。

本記事で紹介差し上げたワークフロー以外にも様々な使い方ができます。今回はHubspotのワークフローでできる機能のうち、基本的な部分の紹介のみに留まっており、各企業様の目的に応えるには十分な機能を豊富に備えています

より複雑な機能や、貴社に合わせた使い方を相談されたいお客様は、コンサルティングを受けるなど、ご相談いただくことをお勧めします。ワークフローを使うことで、これまで見えなかった高度なマーケティングや、洗練された営業プロセスを実現するお手伝いをさせていただければと思っています。


松永創 FLUED CEO / 代表取締役 Hubspotシニアスペシャリスト

松永創 FLUED CEO / 代表取締役 Hubspotシニアスペシャリスト

B2Bマーケティングエージェンシーでベンチャー企業から大手IT企業、製造業など様々なマーケティングに携わる。

Hubspotゴールドパートナーとしても認定され、サポート実績多数。WEBを中心としたオンライン施策から、インサイドセールスや展示会といったオフライン施策まで幅広く支援している。携わった企業/プロジェクトの数は500以上に及び、スピード感あふれるコンサルティングには定評がある。

B2Bマーケティング/営業DXなどのテーマを中心になど講演多數。