Hubspotのミーティングリンクとは？ツールでアポイント調整を効率化

Hubspotのミーティングリンクとは

Hubspotのミーティングリンクとは、コンバージョンしていないサイト訪問者（プロスペクト）がミーティングを予約するために利用できるリンクのことです。管理者が使用するカレンダーアプリと連携させることで、プロスペクトとのアポイントを素早く設定できます。

具体的には、Google カレンダーやOffice 365カレンダーのアプリと、Hubspotを連携させます。カレンダーアプリの中で、空いている日にち・時間帯だけをプロスペクトへ提示できるので、幾度のすり合わせを必要とせず、相手都合でミーティングの予定を決定できるのがメリットです。

ほかにも、ZoomやUberConferenceといったビデオ会議システムとも連携できるのが魅力です。連携することで、日時の決定と同時に会議用リンクを作成したり、参加情報を自動で送信したりできます。

Hubspotのミーティングリンクを作成することで、チームや部署単位でより効率的なアポイントの取得が可能です。

Hubspotのミーティングリンクの作成方法

ここでは、Hubspotのミーティングリンクを作成する方法を分かりやすくご紹介します。

ユーザーの設定

Hubspotのミーティングリンクを作成するには、まずカレンダーを接続するユーザーを設定する必要があります。以下では、ミーティングリンクを作成するためのユーザー設定を行う手順を解説します。

1. Hubspotアカウントを開き、[セールス]→[ミーティング]の順に選択
2. 右上の[ミーティングリンク作成]→[個人用]を選択

なお、スーパー管理者の場合は、カレンダーを連携している他ユーザーのミーティングリンクを作成できます。その場合は、左上の[所有者]プルダウンメニューを選択し、該当するユーザー名をクリックしましょう。

スーパー管理者が他ユーザーのミーティングリンクを作成するためには、まず自分のカレンダーを連携させる必要があるので、先に行いましょう。

基本情報の入力

ユーザー名の設定が終わったら、「ミーティング名」「ミーティングリンク」など、ミーティングを設定するための基本情報を入力していきます。以下で、入力を行う各項目の詳細についてご説明します。

• ミーティング用の写真：ミーティングリンクページの上部に表示する写真。カーソルを写真の上に置き、[写真を変更]を選択して編集可能。
• ミーティングの見出し：「ミーティング用の写真」の横に表示される見出し名。
• ミーティング名：ミーティングダッシュボードに表示される名前。Eメールにミーティングリンクを挿入する際にも表示される。
• ミーティングリンク：プロスペクトがミーティングを予約するときに表示されるリンク（Sales Hub、Service Hubの有料ユーザーのみ編集可）。作成した後の編集は不可。
• ミーティングタイプ：任意で設定したミーティングタイプを選択できる。（Sales Hub Professional・Enterprise、Service Hub Professional・Enterpriseのみ利用可）
• 期間：プロスペクトがミーティングリンクをクリックした後に予約可能な時間。下部の[+期間を追加]をクリックすれば、オプション設定が可能。

基本情報の入力が終わったら、[次へ]を選択して次のステップへ進めます。

招待内容の設定

ここでは、ミーティング参加者に送られる招待内容についての設定を行います。以下では、入力を行う各項目の詳細についてご説明します。

• 場所：ミーティングが行われる所在地。オンラインミーティングを行う場合は、コールインリンクを指定可能。
• ビデオ会議リンクを追加：ZoomまたはUberConferenceと連携している場合に、ビデオ会議で使うリンクを選択できる。別のビデオ会議用のソフトを利用している場合は、「動画会議拡張機能API」で連携可能。
• 招待の件名：コンタクトに届くカレンダー招待と、ユーザーの個人用カレンダーの2つに表示されるイベントの名前。[コンタクトトークン]と[会社トークン]を設定することにより、件名にトークンを追加できる。
• 招待の説明：ミーティングの予約後に表示されるミーティングの詳細説明。コンタクトに届くカレンダー招待と、ユーザーの個人用カレンダーの2つへ適用される。
• 言語：ミーティングリンクを表示する言語。
• 日付および数値の形式：ミーティングリンクの日付や国。
• Eメール通知：ユーザーと参加者へ確認Eメールを送信するタイミング。（有料プランに登録している場合は、Eメールに表示するブランディングをカスタマイズできる）

招待内容の設定が終わったら、[次へ]をクリックすることで次のステップへ進めます。

スケジュールの設定

ここでは、ミーティングリンクで予約を受け付ける日時を設定します。以下では、各入力項目の詳細について解説します。

• タイムゾーン：標準時が設定されている各地域。
• 参加可能な時間：ユーザーがミーティングに参加できる曜日や期間。[+時間を追加]をクリックすることで時間スロットを追加可能。
• ミーティングをスケジュール設定できるタイミング：カレンダーで予約可能な期間。イベントもしくはカンファレンスのミーティングリンクを作成する場合は、10週間までの[カスタム日付範囲]を選択できる。
• 最小通知時間：プロスペクトがミーティングの予約を開始できるようになるまでの最短時間。
• 予備時間：各ミーティング間で設定する予備時間の長さ。予備時間中のミーティング予約は行えない。
• 開始時刻の増分：ミーティングを開始できる時刻の粒度。たとえば、開始時刻の増分が10分の場合は、10時10分、10時20分といった時間単位で予約可能。

スケジュールの設定が終わったら、[次へ]をクリックすることで次のステップへ進めます。

フォームの追加設定

ここでは、プロスペクトへ表示するフォーム内容をカスタマイズできます。以下では、カスタマイズを行う具体的な手順をご説明します。

1. [+コンタクトプロパティー]もしくは[+カスタム質問]をクリック。
2. プルダウンメニュー→[プロパティー]を選択、もしくはフィールド内に質問内容を入力後、[保存]をクリック。
3. 右側にある[必須]のチェックを外すと、オプション入力へと変更できる。
4. [別のページにリダイレクト]を選択すると、ミーティングの予約後に特定のWebページ・ランディングページ・外部ページへ移動させられる。
5. [フィールドに既知の値を事前入力する]のスイッチをオフにすると、外部サイトからフォームへ戻ったときに、入力済みのデータが自動で入力されないように設定できる。
6. [すべてのフィールドが入力されたときにフォームを自動送信する]のスイッチをオンにすると、コンタクトが事前入力した情報を使用して自動で送信する。
7. [プライバシーと同意（GDPR）]のオン・オフを設定して、ミーティングリンクへのGDPR適用を設定する。カスタマイズが必要な場合は、下部の[カスタマイズ]ボタンをクリック。
8. [変更を保存]をクリックして設定を完了。

なお、ミーティングリンクのダッシュボードから基本情報・招待内容・スケジュール・フォームを編集できます。

Hubspotのミーティングリンクの共有方法

ミーティングリンクの作成が完了した後は、作成したリンクをWebページに掲載したり、Eメール上で共有したりできます。以下では、ミーティングリンクを共有・掲載する手順をご紹介します。

1. Hubspotアカウントで[セールス]→[ミーティング]をクリック
2. ミーティングリンクへカーソルを移動し、[リンクをコピー]をクリック

Hubspotを活用するメリット

ここでは、まだHubspotを導入していないユーザー向けに、導入・活用するメリットについてご紹介します。

顧客と効率的にコミュニケーションを行える

Hubspotを活用することで、顧客とのコミュニケーションを効率的に行えるのがメリットです。たとえば、今回ご紹介したミーティングリンクのほかにも、Webサイト上で顧客と直接やり取りを行える「ウェブチャット」や、Eメール送信・フォローアップを1つのプロセスに設定できる「セールスオートメーション」などを活用できます。

また、Hubspotのモバイルアプリが用意されているので、外回りや出張中でもすぐに顧客とやり取りを行えます。

マーケティングやセールスで今まで分断されていたプロセスを1つにまとめ、顧客のリアクションに対していち早く対応できるのがHubspotなのです。

案件情報を一目で確認できる

HubspotのSales Hubでは、現在進行中の案件の進捗状況を可視化し、改善に向けた分析を行えるのが特徴です。案件に関する情報は、担当者ごとまたはチームごとに確認できます。

ほかにも、競合他社の情報をまとめたり、トークスクリプトを共有したりすることが可能です。今まで、営業担当者の現状をなかなか把握できなかった管理者にとって、Hubspotの導入メリットをより感じられるでしょう。

Hubspotでミーティングリンクを作成・共有しよう

この記事では、Hubspotでミーティングリンクを作成・共有する方法と、導入するメリットについてご紹介しました。設定する項目がたくさんあるので、詳細をしっかりと確認しながら進めていくことが大切です。

まだHubspotを導入されていない担当者の方は、ぜひ検討してみてください。機能が制限された無料プランや、有料プランのデモなどを試すことができます。

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