HubSpotでコンタクトのプロパティーを一括更新する方法

HubSpotで用いる「コンタクトプロパティー」とは

HubSpotで用いる「コンタクトプロパティー」とは、コンタクトに関連する情報である「Eメールアドレス」や、「役職名」などを格納できる場所のことです。初期設定の状態でもたくさんのコンタクトプロパティーが登録されていますが、カスタマイズすることで自社に合った情報を登録できるようになります。

コンタクトプロパティーで使われる代表的な情報は以下です。

• コンタクト担当者：コンタクトを担当している社内ユーザー。
• クローズ日：コンタクトが見込み顧客から「顧客」へと変わった日付。
• クローズまでの日数：コンタクトが作成された日を基準として、クローズに至るまでにかかった日数。
• Eメール：コンタクトがメインで使用しているメールアドレス。
• 会社名：コンタクトが属している会社名。
• 業種：コンタクトが属している業種。
• 役職：コンタクトが属している役職。
• 市区町村：コンタクトが住んでいる市区町村。

ほかにも数えきれないほどのプロパティーがHubSpot上へ登録されています。これらの情報は「コンタクト」画面から個別に編集することもできますが、たとえば、一つの変更を複数のユーザーへまとめて適用したいような場合は、一括更新した方が効率よく作業を終えられます。

HubSpotでコンタクトのプロパティーを一括更新する方法

ここでは、HubSpotでコンタクトプロパティーを一括更新する方法についてご紹介します。

編集するコンタクトレコードの選択

まず、「コンタクト」タブを選択し、「コンタクト」をクリックしましょう。

上図のような画面がでてきたら、一括更新したいコンタクトを選択します。コンタクトを一つひとつ選択したい場合は左のチェックボックスを、すべてのコンタクトを選択したい場合は表の上にあるチェックボックスをクリックしましょう。

なお、次以降のページにあるコンタクトも含めてすべて選択したい場合は、表上のチェックボックスをクリックした後、「〇件のコンタクトをすべて選択します」のリンクをクリックしてください。

プロパティーの編集

次に、選択したコンタクトのプロパティーを一括で更新します。表の上に表示されている「割り当て」「編集」「削除」「タスクを作成」の内、「編集」をクリックしましょう。

上図のような画面がでてくるので、「更新するプロパティー」下にあるプルダウンメニューを選択して、編集したいプロパティーをクリックしてください。

選択したプロパティー名に合わせた設定欄が出てくるので、変更したい値を入力しましょう。更新内容に問題なければ、「更新」ボタンを押して完了です。

CSVファイルをインポートして一括更新する方法

HubSpotでコンタクトのプロパティーを一括更新するやり方に、CSVファイルをインポートして行う方法もあります。ここでは、1つのファイル・オブジェクトを一括更新する方法と、1つのファイル内にある複数のオブジェクトを一括更新する方法についてご紹介します。

インポートするファイルを選択する

まず、「コンタクト」タブ→「コンタクト」を選択します。

コンタクトの一覧画面が出てくるので、右上にある「インポート」ボタンを選択します。

次に、「インポートを開始」をクリックしてください。「コンピュータからのファイル」を選択して、「次へ」をクリックしましょう。

「1件のファイル」をクリックして、「次へ」を選択します。

コンタクト情報のみを紐づけたい場合は「1種類のオブジェクト」を、コンタクトも含めた複数のオブジェクトを紐づけたい場合は「複数のオブジェクト」を選択して、「次へ」をクリックしましょう。

インポートするファイルのオブジェクトタイプを選択します。コンタクト情報のみを更新したい方は「コンタクト」を、ファイル内にほかのオブジェクトが格納されている場合は複数のコンタクトを選択しましょう。

問題なければ、「次へ」をクリックしてください。

文中にある「ファイルを選択」のリンクをクリックしましょう。ダイアログボックスが表示されるので、コンタクト情報が格納されたファイルを選択します。

もし、オブジェクトIDを使ってインポート後の重複を避けたい場合はチェックボックスに印をつけてください。アップロードファイルに問題なければ「次へ」を選択しましょう。

インポートファイルの設定をする

「コンタクトのプロパティーにファイルの列をマッピングする」と書かれた画面が出てきます。ここでは、アップロードしたファイルの紐づけが間違っていないかのプレビューを行います。

もし違う情報があったら、対応するプルダウンメニューを選択してください。プルダウンメニューでは、既存のプロパティーを割り当てたり、新しいカスタムプロパティーを設定したりできます。

また、特定の列を読み込みたくない場合は、「列をインポートしない」を選択しましょう。なお、「一致しない列のデータをインポートしない」のチェックボックスを付けると、データが一致していない列を一括でスキップできます。

インポート内容に問題なければ、「次へ」をクリックしてください。

詳細画面が出てきたら、インポートの設定を行います。コンタクトなどのオブジェクトのなかに「日付プロパティー」が含まれている場合は、「日付形式」のプルダウンメニューから書式設定の確認を行ってください。

もし、一般データ保護規則（GDPR）が有効になっていれば、「コンタクトのデータを処理するための法的根拠を設定」のプルダウンメニューから「処理の法的根拠」を選択しましょう。

詳細設定が終わったら、右下にある「インポート完了」をクリックして完了です。

【番外編】コンタクトのプロパティーを個別に更新する方法

今回はコンタクトのプロパティーを一括更新する方法について解説しましたが、ここでは番外編として、個別に更新する方法についてもご紹介いたします。

まず、「コンタクト」タブ→「コンタクト」を選択します。

さきほどのようにコンタクトの一覧画面が出てくるので、編集したいコンタクトの名前をクリックしましょう。

コンタクトの概要画面が表示されます。左パネルにあるコンタクトのプロパティー名をクリックすることで個別に編集できます。

なお、左パネルに編集したいプロパティー名がないときは、下にある「すべてのプロパティーを表示」をクリックしてください。

プロパティー名を検索、あるいはプルダウンメニューで参照して、テキストフィールドを選択しましょう。情報を更新して左下の「保存」をクリックして完了です。

HubSpotでコンタクトのプロパティーを一括更新してみよう

この記事では、HubSpotでコンタクトのプロパティーを一括更新する方法や、個別更新する方法について解説しました。一括更新する際は、CSVファイルなどの有無に合わせて適切なやり方を選択することがポイントです。

ぜひこの記事を参考にして、顧客管理の効率化に役立ててみてください。