2022.02.09
2023.06.08
「Salesforceでレポートを作成するにはどうやるんだろう」
「Salesforceのレポートやダッシュボードでは何ができるのだろう」
このような悩みを抱えていませんか？
Salesforceを利用しているものの、レポート機能をうまく使いこなせていない方もいることでしょう。
しかし、業務の生産性を高めるためには、Salesforceのレポート機能の活用が欠かせません。
そこで今回は、Salesforceのレポート機能について、その概要から具体的な利用手順などについて、詳しく解説します。
この記事を読むことにより、Salesforceのレポート機能についての理解が深まるでしょう。
ぜひ、最後までご覧ください。
ちなみに、主要なMAツールの機能を徹底的に比べられる、比較表を無料配布中です！
Pardot（Marketing Cloud Account Engagement）やMarketo、HubSpotなど、各ツールでできることを機能ごとに一覧化した便利なシートです。ツール選定の参考資料としてぜひご活用ください。
コンテンツ目次
Salesforceのレポートとは
Salesforceのレポート機能について、概要からレポートの種類など詳しく解説していきます。
レポートとは？
Salesforceのレポート機能では、登録されたデータを活用し、集計や分析を行うことができます。
作成されたレポートは、ExcelやCSVファイルに変換することも可能です。
そのため、出力結果をメールなどで関係者に共有することもできます。
レポートの種類
Salesforceのレポートは、主に4つの種類があります。
- 表形式
- サマリー
- マトリックス
- 結合
それぞれ解説していきます。
1つ目の表形式は、行と列で構成されたシンプルな形式が特徴です。
データの一覧や、件数のすべてを表示させたいときに適しています。
2つ目のサマリーは、表形式のレポートをベースに、グループの小計が追加されたレポート形式です。
グループの小計は3つまで表示させることができ、グループの小計をもとにグラフを作成することもできます。
3つ目のマトリックスは、縦軸と横軸とで項目をクロスしたレポート形式です。総計の比較に適しています。
たとえば、取引先ごとの売上と月別の売上を比較する、などといったことが実現可能です。
4つ目の結合は、複数のレポートタイプを組み合わせて表示するレポート形式です。
ただし、レポートタイプ同士で共通のオブジェクトがない場合は、組み合わせができないため、注意しましょう。
モード別のレポートの違い
Salesforceには「Classic」と「Lightning Experience」の2つのモードがありますが、どのような違いがあるのでしょうか。
一般的に、新しく導入されたLightning Experienceの方が使いやすさに優れているといわれています。
Classicは、パソコンでの作業が想定されているのに対して、Lightning Experienceはモバイルでの作業が想定されているからです。
たとえば、旧来型のClassicは、作業を行うと情報がそれぞれのページに分断されてしまいます。
対して、新型のLightning Experienceの場合、ページが分断されることなく1つの画面上で必要な作業を完結することが可能です。
そのため、Lightning Experienceは、画面遷移の回数やボタンを押す回数が減るとともに、よりシームレスな操作が可能となりました。
また、使いやすさ以外にも、グラフの見た目がきれいになるなど、見やすさにおいてもLightning Experienceの方が優れていると言えます。
ビューとの使い分け
ビューとレポートは、取り扱うデータの数とデータ更新の有無によって、使い分けると良いでしょう。
ビューの特徴として、複数のレコードを一覧で表示でき、データの更新も行える点が挙げられます。
1ページあたりに表示できる件数は、200〜2000件です。
一方のレポートは、ビュー以上の大量のデータを取り扱うことができます。また、細かな検索条件の指定も可能です。ただし、レポートは、データを表示させるのみで、更新はできません。
以上のことから、取り扱うデータが2000件以下で、データの更新が必要な場合は、ビューを利用し、それ以外の場合は、レポートの利用が適しているといえます。
レポートとダッシュボードの関係
まず、ダッシュボードとは、レポートをもとに、さまざまな情報を可視化できる機能です。そのため、ダッシュボードで表示したいデータは、レポートを必ず作成する必要があります。
また、レポートとダッシュボードは意味が混同されがちですが、それぞれ使用目的が異なります。
レポートは、一つひとつのデータの集計や分析、抽出を行いたい時に利用する機能です。
一方のダッシュボードは、複数のデータが同一画面に表示され、全体の俯瞰が可能なため、進捗管理や意思決定において効果を発揮します。
Salesforceでレポート作成をする方法
Salesforceのレポート作成について、各モードでのレポート作成方法からレポートにグラフを表示させる方法、レポートデータを取り込む方法について解説していきます。
Classicモードでレポート作成
Classicモードでのレポート作成は、以下4つの手順に大別されます。
- レポートタイプの選択
- 項目の選択
- レポート形式の選択
- 抽出条件の設定
1つずつ解説していきます。
1．レポートタイプの選択
最終的に、出力したいデータが入っている項目を選択します。
2．項目の選択
表示させたい項目をドラッグ＆ドロップで選択します。不要な項目や並び替えをしたい項目がある場合も、ドラッグ＆ドロップで対応可能です。
3．レポート形式の選択
先ほど紹介した「表形式」「サマリー」「マトリックス」「結合」のいずれかを選択します。
4．抽出条件の設定
必要に応じて、抽出条件の設定をします。測定したい内容にあわせて、各項目ごとで詳細な条件を設定可能です。
Lightning Experienceモードでレポート作成
Lightning Experienceモードでのレポート作成は、以下4つの手順に大別されます。
- レポートタイプの選択
- 項目の選択
- 行と列の追加やグループ化
- 抽出条件の設定
順に解説していきます。
1．レポートタイプの選択
レポートタブより「新規レポート」をクリックし、レポートのタイプを選択します。
2．項目の選択
検索窓で、表示させたい項目を検索もしくはクリックし、項目を追加します。
3．行と列の追加やグループ化
必要に応じて、行と列の追加もしくは、グループ化を行います。グループ化を行うことにより、各項目ごとの集計結果を確認できます。
4．抽出条件の設定
こちらも必要に応じて、抽出条件の設定を行います。
Classicモードと同様に、測定したい内容にあわせて、各項目ごとで詳細な条件を設定可能です。
レポートにグラフを表示
行がグループ化されている場合、グラフの追加が可能です。
グラフの追加は、レポート編集画面の右上にある「グラフを追加」から行えます。
また、Lightningモードでは画面上部の「グラフアイコン」をクリックすることで、レポート作成後でもグラフの表示・非表示の切り替えができるようになりました。
バケット列のデータ分類
Salesforceには「バケット」という機能があります。バケット機能は、数式やカスタム項目を作成することなく、データを分類できる機能です。
バケット列を追加する際は、レポート編集画面の左側、列セクション「バケット列を追加」より追加できます。
レポートデータの絞り込み
フィルタ条件を定義する場合は、レポートの値をフィルタリングする必要があります。
レポートの編集画面より、フィルタリングの追加または編集が可能です。
レポート編集画面より「フィルタ」アイコンをクリックし「フィルターの追加…」選択リストからフィールドを選択
＜Classicの場合＞
レポート編集画面より「追加」ドロップダウンメニューを開き、フィルタータイプを選択
Salesforceのレポート運用方法
Salesforceのレポート運用にはどのような方法があるのでしょうか。ここでは、4つの運用方法について解説します。
詳細をドリルダウンして確認
ドリルダウンは、レポート内のレコードの詳細を確認できる機能です。
ドリルダウン機能を利用することにより、案件の内訳や進捗状況を確認できます。
ドリルダウンを行う際は、レポート作成後に、ドリルダウンを行いたい値にチェックを入れて、画面上部の「ドリルダウン」をクリックすることで行えます。
ダッシュボードの活用
先ほども述べたように、ダッシュボードを活用することにより、複数のデータを同一画面内で確認できるため、業務の全体像を俯瞰できます。
ダッシュボードの作成は、レポートタブにある「新規ダッシュボード」より作成でき、最終的に表示されるコンポーネントの選択が必要です。
コンポーネントは、グラフやゲージ、統計値などといった種類があるため、目的に応じた適切なコンポーネントを選択しましょう。
スケジュール設定
Salesforceのレポートは、スケジュール設定をすることで、決められたタイミングで、決められた相手にメール通知が可能です。
これにより、KPIや現状のデータを漏れなく確認することが可能です。
エクスポートして活用
Salesforceのエクスポート機能を活用することにより、商談などに関する情報をCSVファイルやExcelファイルに保存できます。
データをエクスポートする主な方法は「データエクスポートサービス」と「データローダ」の2つです。
データエクスポートサービスは、ブラウザ上で実行できるのが特徴で、「設定」メニューよりエクスポートを行えます。
一方のデータローダは、Salesforceが提供しているクライアントアプリケーションのため、管理者権限が必要です。
Salesforceレポートの活用事例
Salesforceのレポート機能は具体的にどのように活用されているか、具体的な事例でみていきましょう。
ferret oneのインサイドセールス事例
ferret oneではインサイドセールスでSalesforceを活用し、レポートとダッシュボードでwebマーケティングにおけるKPIを確認しています。
具体的には、リードを「オーガニック・リファラル・ソーシャル（ORS）」「メール」「広告」に分け、チャネル別で各LPのパフォーマンスをレポートで確認・評価しています。
例えば、ORSのxxLPから流入したリードはアポ獲得率何%か？という視点で確認し、リードの質向上に活かしているといいます。
ビズリーチの営業事例
ビズリーチでは営業でSalesforceのレポート・ダッシュボードを活用し、成約率を2倍まで高めています。
例えば、営業目標が達成できるほどの商談数があるか、商談が足りなければ、十分なアポイント数があるかを確認しています。
更に、商談の精度を確認するため、商談フェーズが下がってないか、1ヶ月以上停滞していないかといった観点でも可視化することで、成果につなげているのです。
まとめ：Salesforceのレポート機能で生産性を高めよう
今回は、Salesforceのレポート機能について、その概要や具体的な利用手順などを解説しました。
蓄積されたデータを活用し、業務の生産性を高めるために、Salesforceのレポート機能を活用することは大切です。
この記事を参考に、Salesforceのレポート機能を利用してみるといいでしょう。
また、Salesforceの他にも、SFA・CRMではHubSpotもおすすめです。
機能の比較など詳しく確認したい場合は、以下の記事にまとめてあるので参考にしてください。
HubSpotとSalesforceの違いとは？連携方法や使い分け方法についても解説！
SalesforceなどのSFA・CRMの効果を更に引き出したい方は、MAの活用もおすすめです。
以下よりMAツール比較表がダウンロード可能ですので、興味があればぜひ活用してみてください。
ちなみに、主要なMAツールの機能を徹底的に比べられる、比較表を無料配布中です！
Pardot（Marketing Cloud Account Engagement）やMarketo、HubSpotなど、各ツールでできることを機能ごとに一覧化した便利なシートです。ツール選定の参考資料としてぜひご活用ください。
