Salesforceのレポートを活用しデータ分析しよう!手順や事例を解説

2022.02.09

2022.02.16

営業DXツール

「Salesforceでレポートを作成するにはどうやるんだろう」

「Salesforceのレポートやダッシュボードでは何ができるのだろう」

このような悩みを抱えていませんか?

Salesforceを利用しているものの、レポート機能をうまく使いこなせていない方もいることでしょう。

しかし、業務の生産性を高めるためには、Salesforceのレポート機能の活用が欠かせません。

そこで今回は、Salesforceのレポート機能について、その概要から具体的な利用手順などについて、詳しく解説します。

この記事を読むことにより、Salesforceのレポート機能についての理解が深まるでしょう。
ぜひ、最後までご覧ください。

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Salesforceのレポートとは

Salesforceのレポート機能について、概要からレポートの種類など詳しく解説していきます。

レポートとは?

Salesforceのレポート機能では、登録されたデータを活用し、集計や分析を行うことができます。

作成されたレポートは、ExcelやCSVファイルに変換することも可能です。

そのため、出力結果をメールなどで関係者に共有することもできます。

レポートの種類

Salesforceのレポートは、主に4つの種類があります。

  1. 表形式
  2. サマリー
  3. マトリックス
  4. 結合

それぞれ解説していきます。

1つ目の表形式は、行と列で構成されたシンプルな形式が特徴です。

データの一覧や、件数のすべてを表示させたいときに適しています。

2つ目のサマリーは、表形式のレポートをベースに、グループの小計が追加されたレポート形式です。

グループの小計は3つまで表示させることができ、グループの小計をもとにグラフを作成することもできます。

3つ目のマトリックスは、縦軸と横軸とで項目をクロスしたレポート形式です。総計の比較に適しています。

たとえば、取引先ごとの売上と月別の売上を比較する、などといったことが実現可能です。

4つ目の結合は、複数のレポートタイプを組み合わせて表示するレポート形式です。

ただし、レポートタイプ同士で共通のオブジェクトがない場合は、組み合わせができないため、注意しましょう。

モード別のレポートの違い

Classicモード

Salesforceには「Classic」と「Lightning Experience」の2つのモードがありますが、どのような違いがあるのでしょうか。

一般的に、新しく導入されたLightning Experienceの方が使いやすさに優れているといわれています。

Classicは、パソコンでの作業が想定されているのに対して、Lightning Experienceはモバイルでの作業が想定されているからです。

たとえば、旧来型のClassicは、作業を行うと情報がそれぞれのページに分断されてしまいます。

対して、新型のLightning Experienceの場合、ページが分断されることなく1つの画面上で必要な作業を完結することが可能です。

そのため、Lightning Experienceは、画面遷移の回数やボタンを押す回数が減るとともに、よりシームレスな操作が可能となりました。

また、使いやすさ以外にも、グラフの見た目がきれいになるなど、見やすさにおいてもLightning Experienceの方が優れていると言えます。

ビューとの使い分け

ビューとレポートは、取り扱うデータの数とデータ更新の有無によって、使い分けると良いでしょう。

ビューの特徴として、複数のレコードを一覧で表示でき、データの更新も行える点が挙げられます。

1ページあたりに表示できる件数は、200〜2000件です。

一方のレポートは、ビュー以上の大量のデータを取り扱うことができます。また、細かな検索条件の指定も可能です。ただし、レポートは、データを表示させるのみで、更新はできません。

以上のことから、取り扱うデータが2000件以下で、データの更新が必要な場合は、ビューを利用し、それ以外の場合は、レポートの利用が適しているといえます。

レポートとダッシュボードの関係

まず、ダッシュボードとは、レポートをもとに、さまざまな情報を可視化できる機能です。そのため、ダッシュボードで表示したいデータは、レポートを必ず作成する必要があります。

また、レポートとダッシュボードは意味が混同されがちですが、それぞれ使用目的が異なります。

レポートは、一つひとつのデータの集計や分析、抽出を行いたい時に利用する機能です。
一方のダッシュボードは、複数のデータが同一画面に表示され、全体の俯瞰が可能なため、進捗管理や意思決定において効果を発揮します。

Salesforceでレポート作成をする方法

Salesforceのレポート作成について、各モードでのレポート作成方法からレポートにグラフを表示させる方法、レポートデータを取り込む方法について解説していきます。

Classicモードでレポート作成

Classicモードでのレポート作成は、以下4つの手順に大別されます。

  1. レポートタイプの選択
  2. 項目の選択
  3. レポート形式の選択
  4. 抽出条件の設定

1つずつ解説していきます。

1.レポートタイプの選択

最終的に、出力したいデータが入っている項目を選択します。

2.項目の選択

表示させたい項目をドラッグ&ドロップで選択します。不要な項目や並び替えをしたい項目がある場合も、ドラッグ&ドロップで対応可能です。

3.レポート形式の選択

先ほど紹介した「表形式」「サマリー」「マトリックス」「結合」のいずれかを選択します。

4.抽出条件の設定

必要に応じて、抽出条件の設定をします。測定したい内容にあわせて、各項目ごとで詳細な条件を設定可能です。

Lightning Experienceモードでレポート作成

Lightning Experienceモードでのレポート作成は、以下4つの手順に大別されます。

  1. レポートタイプの選択
  2. 項目の選択
  3. 行と列の追加やグループ化
  4. 抽出条件の設定

順に解説していきます。

1.レポートタイプの選択

レポートタブより「新規レポート」をクリックし、レポートのタイプを選択します。

2.項目の選択

検索窓で、表示させたい項目を検索もしくはクリックし、項目を追加します。

3.行と列の追加やグループ化

必要に応じて、行と列の追加もしくは、グループ化を行います。グループ化を行うことにより、各項目ごとの集計結果を確認できます。

4.抽出条件の設定

こちらも必要に応じて、抽出条件の設定を行います。

Classicモードと同様に、測定したい内容にあわせて、各項目ごとで詳細な条件を設定可能です。

レポートにグラフを表示

行がグループ化されている場合、グラフの追加が可能です。

グラフの追加は、レポート編集画面の右上にある「グラフを追加」から行えます。

また、Lightningモードでは画面上部の「グラフアイコン」をクリックすることで、レポート作成後でもグラフの表示・非表示の切り替えができるようになりました。

バケット列のデータ分類

Salesforceには「バケット」という機能があります。バケット機能は、数式やカスタム項目を作成することなく、データを分類できる機能です。

バケット列を追加する際は、レポート編集画面の左側、列セクション「バケット列を追加」より追加できます。

レポートデータの絞り込み

フィルタ条件を定義する場合は、レポートの値をフィルタリングする必要があります。

レポートの編集画面より、フィルタリングの追加または編集が可能です。

レポート編集画面より「フィルタ」アイコンをクリックし「フィルターの追加…」選択リストからフィールドを選択

<Classicの場合>

レポート編集画面より「追加」ドロップダウンメニューを開き、フィルタータイプを選択

Salesforceのレポート運用方法

Salesforceのレポート運用にはどのような方法があるのでしょうか。ここでは、4つの運用方法について解説します。

詳細をドリルダウンして確認

ドリルダウンは、レポート内のレコードの詳細を確認できる機能です。

ドリルダウン機能を利用することにより、案件の内訳や進捗状況を確認できます。

ドリルダウンを行う際は、レポート作成後に、ドリルダウンを行いたい値にチェックを入れて、画面上部の「ドリルダウン」をクリックすることで行えます。

ダッシュボードの活用

先ほども述べたように、ダッシュボードを活用することにより、複数のデータを同一画面内で確認できるため、業務の全体像を俯瞰できます。

ダッシュボードの作成は、レポートタブにある「新規ダッシュボード」より作成でき、最終的に表示されるコンポーネントの選択が必要です。

コンポーネントは、グラフやゲージ、統計値などといった種類があるため、目的に応じた適切なコンポーネントを選択しましょう。

スケジュール設定

Salesforceのレポートは、スケジュール設定をすることで、決められたタイミングで、決められた相手にメール通知が可能です。

これにより、KPIや現状のデータを漏れなく確認することが可能です。

エクスポートして活用

Salesforceのエクスポート機能を活用することにより、商談などに関する情報をCSVファイルやExcelファイルに保存できます。

データをエクスポートする主な方法は「データエクスポートサービス」と「データローダ」の2つです。

データエクスポートサービスは、ブラウザ上で実行できるのが特徴で、「設定」メニューよりエクスポートを行えます。

一方のデータローダは、Salesforceが提供しているクライアントアプリケーションのため、管理者権限が必要です。

Salesforceレポートの活用事例

Salesforceのレポート機能は具体的にどのように活用されているか、具体的な事例でみていきましょう。

ferret oneのインサイドセールス事例

ferret oneではインサイドセールスでSalesforceを活用し、レポートとダッシュボードでwebマーケティングにおけるKPIを確認しています。

具体的には、リードを「オーガニック・リファラル・ソーシャル(ORS)」「メール」「広告」に分け、チャネル別で各LPのパフォーマンスをレポートで確認・評価しています。

例えば、ORSのxxLPから流入したリードはアポ獲得率何%か?という視点で確認し、リードの質向上に活かしているといいます。

ビズリーチの営業事例

ビズリーチでは営業でSalesforceのレポート・ダッシュボードを活用し、成約率を2倍まで高めています。

例えば、営業目標が達成できるほどの商談数があるか、商談が足りなければ、十分なアポイント数があるかを確認しています。

更に、商談の精度を確認するため、商談フェーズが下がってないか、1ヶ月以上停滞していないかといった観点でも可視化することで、成果につなげているのです。

まとめ:Salesforceのレポート機能で生産性を高めよう

今回は、Salesforceのレポート機能について、その概要や具体的な利用手順などを解説しました。

蓄積されたデータを活用し、業務の生産性を高めるために、Salesforceのレポート機能を活用することは大切です。

この記事を参考に、Salesforceのレポート機能を利用してみるといいでしょう。

また、Salesforceの他にも、SFA・CRMではHubSpotもおすすめです。

機能の比較など詳しく確認したい場合は、以下の記事にまとめてあるので参考にしてください。

HubSpotとSalesforceの違いとは?連携方法や使い分け方法についても解説!

SalesforceなどのSFA・CRMの効果を更に引き出したい方は、MAの活用もおすすめです。

以下よりMAツール比較表がダウンロード可能ですので、興味があればぜひ活用してみてください。

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松永創 FLUED CEO / 代表取締役 BtoBマーケティングスペシャリスト

松永創 FLUED CEO / 代表取締役 BtoBマーケティングスペシャリスト

国内システムメーカーの営業としてキャリアをスタート。その後 テレマーケティング企業で事業/拠点の立ち上げ・営業企画に従事。自身もインサイドセールス部門での業務経験を積む。

その後B2Bマーケティングエージェンシーでベンチャー企業から大手IT企業、製造業など様々なマーケティングに携わる。BtoBマーケティング/営業DX/インサイドセールスで携わった企業/プロジェクトの数は500以上に及び、スピード感あふれるコンサルティングには定評がある。

B2Bマーケティング/営業DXなどのテーマを中心になど講演多數。