HubSpotの見積もり機能を使うべき理由を解説!課題や解決策も

2022.11.18

2022.11.18

営業DXツール

見積書は会社同士がお互いに合意して取引するために重要な書類です。
しかし、見積もり作成や見積書の管理に課題を抱えている企業も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、見積もり作成でよくある課題と解決のポイント、HubSpotでの見積もり作成方法を解説します。

見積書の作成と管理の効率化にはシステム導入がおすすめです。
オールインワンで悩みを解決してくれるツールであるHubSpotについても紹介します。

見積業務を改善していくため、ぜひ参考にしてください。

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見積もり作成のよくある3つの課題

見積業務を改善していくためのポイントを明確にするため、まずは見積もり作成でよくある課題を整理していきましょう。

見積もりの作成に工数がかかる

見積書をエクセルで作成し、すべての項目を手入力している企業は多いでしょう。

見積書は入力すべき項目が多く、すべてを手入力していると時間がかかります。
取引先ごとに指定のフォーマットがあり、どこに何を記入すればいいか分からず時間がかかることもあるでしょう。

また、入力すべき項目の漏れや記入ミスが発生しやすく、提出前の確認も念入りにする必要があります。

このように、見積書の作成には多くの時間を割かなければならないという課題があります。

誰がどの顧客にどの見積もりを出しているか管理できない

見積もり作成にエクセルを使用していると、担当者ごとに見積書のデータが分散してしまい、一元的に管理することが難しくなります。

その結果、どの顧客にどの見積もりを出しているかは、担当者以外に分からなくなります。
この状態では顧客から問い合わせがあってもスムーズに対応できないでしょう。

見積書が管理されていないため、未承認の見積書が顧客に提出されるリスクも考えられます。

このように、見積書の管理は会社の内部統制を強化するためにもしっかり取り組む必要があります。

見積もり提出後に受注できたかどうか管理できない

見積もりを提出してから受注できたかどうかが分からないと、進捗状況を担当者に確認する必要が出てきます。
これでは定期的な確認作業が発生してしまい非効率です。

受注情報の社内共有がされていないことで、案件の着手に遅れが生じる可能性もあります。

また、発注書の受領忘れや入金遅れなど、トラブルへの発展も考えられるでしょう。

このように、見積り提出から納品までスムーズに進めていくには、見積り提出後に受注したかどうかを管理する仕組みを構築する必要があります。

見積もり作成の課題を解決するためのポイント4つ

見積もり作成の課題を解決することで、業務の効率化や営業力の強化が期待できます。

そのためのポイントを解説していきます。
それぞれ詳しく見ていきましょう。

見積もり作成・承認のフローをシステム化する

見積もり作成のフローをシステム化しておくことで、必要な項目の記載漏れや記入ミスを防止できます。

必須項目を記入しないと次のステップに進めないので、記入忘れが起こることはまずありません。
上から順番に項目を埋めていくだけなので、担当者は記載する内容に集中できます。

見積もり作成後、念入りにチェックする必要もなくなり、確認作業にかかっていた工数を削減できます。

さらに承認フローもシステム化し、承認が必要な上長へ確実に回覧できるようにしましょう。

文書の回覧や通知も自動化されるため、メールや口頭で連絡する必要もなくなります。

見積もり作成を自動化する

見積もり作成を効率化するため、人がやるべき作業以外は自動化しましょう。

たとえば、以下のような作業を自動化することで見積もり作成にかける時間を短縮できます。

  • フォーマットの保存、呼出
  • 形式の違うフォーマットへの対応
  • 見積もり作成後の上長への回覧と連絡
  • 見積書のデータ化とデータベースへの保存

見積もり業務の自動化にはツールの活用がおすすめです。

ツールを導入すれば、見積もりの内容や提案内容を検討する時間にリソースを割けるので、営業力が強化されますよ。

取引データと見積書を紐付けて管理する

取引データと見積書を紐付けて管理することで、案件ごとに提出している見積もりが誰でも簡単に確認できます。

確認したい見積もりをすぐに見つけられるようになり、顧客からの問い合わせがあったときもスムーズに対応できるでしょう。

ただし、取引データを管理するツールと見積もり作成のツールが連携している必要があります。

そこでおすすめなのが「HubSpot」です。
HubSpotは営業に関するあらゆるデータを一元管理できるツールなので、取引情報と見積書を簡単に連携できます。

もちろん、見積もり作成の自動化もできるので、導入されていない方はぜひ検討してみてください。

関連記事:無料で使えるHubSpotとはどんなツール?主な機能や使い方を解説

見積書と受発注・決済システムを連携させる

見積書と受発注システムや決済システムを連携させることで、発注時の顧客とのやり取りを効率化できます。

受信した見積書からダイレクトに発注書を発行できるので、やり取りがスムーズに進みます。
合意したことが分かる文書も残るため、関連書類の提出をフォローする必要もありません。

決済システムが連携されていれば、そのままクレジットカードで決済することも可能です。

発注情報は即座に自動通知され、情報はデータベースに保存されるので、進捗状況を報告する、あるいは求める手間も省けます。

このように、見積もり提出後の工程に使われるシステムを連携させることで、自社だけでなく顧客にも付加価値を提供できます。

HubSpotを見積もり作成に使うべき5つの理由

HubSpotは無料で使い始められ、営業支援だけでなく、マーケティングや顧客情報の管理もできる多機能なツールです。
見積もり作成にHubSpotを使うことで、さまざまなメリットが得られます。

そこで、HubSpotを使うべき5つの理由を順番に解説していきます。

見積書の情報を一元管理できる

HubSpotで見積もりを作成することで、すべての見積書が同じデータベースに保存されます。

個人のPCや関係のないフォルダにデータが分散することがなくなり、見積もり管理を効率化できるでしょう。

見積もりに関わる情報は案件ごとに紐付けて保存されるため、誰でも簡単に最新の見積もりを閲覧できます。

どの顧客に何を掲示しているかが分かるので、抜け漏れやダブりを防げますよ。

製品・サービスの見積り条件をあらかじめ設定しておける

HubSpotには製品情報をあらかじめ保存しておける機能があり、担当者はリストから商品を選択するだけで見積もり条件を掲示できます。

これにより、以下のようなメリットが得られます。

  • 顧客からの問い合わせに迅速に対応できる
  • 経験が浅い担当者でも精度の高い概算費用を掲示できる
  • 見積もり条件の変更を即座に反映できる

顧客の要求に対してスピーディーで質の高い提案が可能になり、満足度も向上するでしょう。

顧客に掲示する費用の記載ミスも防げるため、上司のチェック業務も削減できます。

製品やサービスの見積もり条件は、自社の利益に直結する重要な項目です。
HubSpotを活用して、あらかじめ見積もり条件を設定しておきましょう。

顧客情報と見積書の管理を1つのシステムで完結できる

HubSpotは営業支援に関わるほぼすべてツールが備わっているため、システムを切り替えることなく見積もり作成や送付が可能です。
顧客とのやり取りを確認しながら作業することもできます。

また、重要な顧客情報や案件名が自動的に見積書に反映されるため、転記時のミスも防げます。

このように、営業活動のツールをひとつのシステムに集約することで、業務の効率化だけでなくヒューマンエラーも防止できるため、顧客満足度の向上につながるでしょう。

電子署名機能でそのまま発注できる

HubSpotには、電子署名システムを組み込んだ見積書を送付する機能があります。

電子署名は法的にも有効です。
顧客から発注書を発行したり、署名した文書を返送したりしてもらう必要がなくなるため、やり取りにかかる工数を削減できます。

見積書の金額で合意したことが管理者にも共有されるため、案件管理もスムーズに進めていけます。

見積書からそのままクレジットカード決済できる

HubSpotと決済システムであるStripeかHubSpotPaymentを連携させることで、見積書からそのままクレジットカード決済が可能です。

なお、HubSpotPaymentは米国のみに対応しており、Stripeであれば日本でも実装が可能です。

見積書から決済システムが立ち上がるので、顧客は簡単にクレジットカードで支払いを完了できます。

銀行での入金処理や手入力による支払い金額の間違いも防げるため、顧客にも価値を提供できるサービスです。

HubSpotで見積書を作成・送付する方法

HubSpotで見積書を作成する方法を順番に解説していきます。

見積もり作成画面を開く

以下の手順に沿って見積もり作成画面を開いてください。

  1. HubSpotメイン画面の左上メニューから[セールス]>[見積もり]をクリック
  2. 右上の[見積もりを作成]をクリック
  3. 見積もりと取引を関連付けるため「取引と関連付ける」から取引を選択
    ※新規の取引を作成する場合は[新規の取引を作成]をクリック
  1. [次へ]をクリック

画面の指示に従いながら見積書を編集する

以下の手順にしたがって見積書を編集していきましょう。

  1. 「見積もりテンプレート」を選択
  2. 自動反映されている「見積もり名」が間違っていないか確認
  3. 「有効期限」を選択
  4. 「購入者へのコメント」「購入条件/期間」がある場合は記入
  5. [次へ]をクリック
  6. 自動反映されている「購入者情報」「会社名」に間違いがないか確認
    ※追加したい場合は[別のコンタクトを追加][会社情報を追加]から検索して選択
  1. 自動反映されている「作成者情報」に間違いがないか確認
  2. 「商品項目」を選択して追加
  3. 商品を追加したい場合は[商品項目を追加]>[製品ライブラリーから選択]か[カスタム商品項目を作成]をクリックして設定
  4. 追加済みの商品項目を変更、もしくは削除したい場合は項目上にカーソルを移動して[アクション]をクリック
  5. 「割引」「料金」「税金」を追加したい場合は、小計の下に表示される[割引、彫金、または税金を追加]をクリックして追加
  6. 「支払いスケジュール」が使える見積もりテンプレートを使用している場合はスイッチをONにして条件設定
  7. [次へ]を選択
  8. 電子署名と決済システムを付与する場合は「署名と支払い」で対象の項目を選択
  9. [次へ]をクリック
  10. 「見積もりの言語」「ロケール(相手国)」を確認し必要があれば変更
  11. [見積もりを公開]をクリック
    ※下書き保存する場合は[保存]をクリック

生成URLを共有するかEメール送付するか選択する

見積もりを送付する方法は以下のとおりです。

<URLを共有する場合>

  1. 見積もり公開後に表示されるダイヤログボックスで[コピー]をクリックしてURLをコピー
  2. URLを相手にメールで連絡する、もしくはブラウザーに貼り付けて表示して掲示

<Eメールで送付する場合>

  1. [見積もりを含むEメールを作成]をクリック
  2. 「Eメール」作成画面が自動で開く
  3. メール本文を確認、編集して送付

HubSpotで見積もり作成するときの注意点2つ

HubSpotの見積もり作成機能は非常に便利な一方で、注意すべき点もあります。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

見積もりに関連付けできない取引がある

Shopifyなどのeコマースで作成された取引には見積書を関連付けできない点には注意しましょう。

とはいえ、ECサイトでは決まった金額の商品やサービスを提供することがほとんどなので、大きな影響はないでしょう。

見積もりが必要な商品やサービスは、ECサイトではなくHubSpotで作成したページから申し込めるような導線にすることをおすすめします。

下書きの見積書の取り扱い

見積書が下書きの状態でも、見積もり承認のワークフローに設定できてしまう点には注意しましょう。

下書き状態の文書の回覧は業務を混乱させるだけでなく、上長からの信頼を損なう可能性もあります。

承認プロセスの実行を自動化している場合、見積もり作成後に処理を実行するかどうかを選択するような仕組みにしておき、誤送信を防止しましょう。

HubSpotの見積もり機能で期待以上の価値を提供しよう

本記事では、見積もり作成のよくある課題とその解決にHubSpotが役立つことについて解説してきました。

見積書は取引の最初に発行される重要な契約書類です。

HubSpotを活用すれば、見積もり作成の自動化や見積もり条件の統一により、業務効率と品質の両方を向上できます。

顧客や取引に関わるデータも一元管理できるため、すべての見積書を関連する取引に紐付けることも可能です。

さらに、電子署名や決済システムを付与することで、顧客の発注業務も効率化できるメリットもあります。

このように、HubSpotは見積もり作成の業務改善に役立つツールです。

見積もりに関わる業務や管理の強化を検討されている方は、ぜひHubSpotの導入をご検討ください。

関連記事:無料で使えるHubSpotとはどんなツール?主な機能や使い方を解説

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松永創 FLUED CEO / 代表取締役 Hubspotシニアスペシャリスト

松永創 FLUED CEO / 代表取締役 Hubspotシニアスペシャリスト

B2Bマーケティングエージェンシーでベンチャー企業から大手IT企業、製造業など様々なマーケティングに携わる。 HubSpotゴールドパートナーとしても認定され、サポート実績多数。WEBを中心としたオンライン施策から、インサイドセールスや展示会といったオフライン施策まで幅広く支援している。携わった企業/プロジェクトの数は500以上に及び、スピード感あふれるコンサルティングには定評がある。 B2Bマーケティング/営業DXなどのテーマを中心になど講演多數。