HubSpotのオプトアウトとメールバウンスを徹底解説!

2022.10.03

2022.10.03

営業DXツール

HubSpotを活用するうえで、オプトアウトやメールバウンスを理解していなければ、大きな損失に繋がります。また、オプトアウトとは「配信拒否」という意味を持ち、メールを配信するためには守らなければならない法律が存在します。

そこで今回は、HubSpotにおけるオプトアウトの概要や注意点、バウンスの種類やマーケティングコンタクトなどについて解説いたします。

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HubSpotにおけるオプトアウトの概要や注意点を解説

HubSpotを活用するうえで、オプトアウトやバウンスを理解していなければ、大きな損失に繋がります。オプトアウトとは「配信拒否」という意味を持ち、メールを配信するためには守らなければならない法律が存在します。

そこで今回は、HubSpotにおけるオプトアウトの概要や注意点、バウンスの種類やマーケティングコンタクトなどについて解説いたします。

HubSpotでは、オプトアウトの基本的な知識や注意点を理解していなければ損をしてしまいます。また、オプトアウトに関する法律が定められており、知らずに違反をすると、ペナルティを受ける可能性があるため注意してください。

HubSpotにおけるオプトアウトとは

HubSpotにおけるオプトアウトとは、ユーザーがHubSpotを通して配信される広告や宣伝に関するメールの受け取りを拒否することです。

オプトアウトと似た言葉で、オプトインという言葉もよく使われます。
オプトインとは、HubSpotに登録しているユーザーに広告や宣伝に関するメールを配信する前に「許可を得る」ことです。

オプトアウトは「メールを配信した後に、受信者側が受け取りを拒否する」こと、オプトインは「メールを配信する前に、送信者側が受信者側に許可を得る」という違いがあります。

HubSpotでオプトアウトにするとどうなるの?

HubSpotに登録されているアカウントがオプトアウトを希望した場合、HubSpotから配信される広告や宣伝に関するメールはユーザーに届かなくなります。

基本的には、オプトアウトの配信拒否を希望したアカウントのユーザーにメールが届くことはありません。

しかし、広告や宣伝に関するメールのみオプトアウトの設定になっていれば問題ありませんが、HubSpotから配信するメールを全てオプトアウトされてしまうことで、企業からのサポートメールや自動返信などのメールも配信できなくなってしまう恐れがあります。

このようなアカウントのユーザーに対して、いくつかの対応方法がありますので解説いたします。

1つ目は、HubSpotに登録されているアカウントのユーザーに「過去の配信メールから配信設定を変更してもらう」ことです。

こちらの方法は、どのプランでも対応できる方法になります。
しかし、HubSpotに登録されているアカウントのユーザーに個別でメールを送り、過去のメールを探してもらい、配信設定を変更してもらうのはとても難しいです。

HubSpotを利用する企業と登録されているアカウントのユーザーの双方に手間がかかるため、あまりオススメはできません。

2つ目は「自社でHubSpotアカウントのオプトアウト設定を変更する」ことです。
こちらもどのプランでも対応できます。

オプトアウト設定からオプトイン設定に変更する場合は、必ず根拠とコミュニケーション同意に説明を入力しなければなりません。

3つ目は、オプトアウト設定をしているHubSpotアカウントのユーザーに「オプトアウト解除に関する再登録のメールを配信する」ことです。

こちらは、Marketing Hub Professional以上のプランでしか対応できない方法になります。
配信したメール内でユーザーが操作をできるため、配信側の企業と受信側のユーザーの双方が手間になりにくい方法です。

4つ目は「トランザクションEメールの配信機能を利用する」ことです。こちらもMarketing Hub Professional以上のプランでしか対応できない方法になります。

トランザクションEメールの配信機能では、オプトアウト設定に関わらずメールを配信することができます。

あくまで発注状況の確認や重要なお知らせなど、必ず確認してもらわなければならない内容を配信する機能のため、広告や宣伝などのメール配信で利用するのは避けましょう。

このように企業が契約しているプランによっては、配信できる方法が異なるためご注意ください。

特定電子メール法におけるオプトアウトに関する表示記載義務に注意する

従来は、顧客の許可なくメールを配信しても問題がありませんでした。HubSpotから顧客にメールを配信した後に、メールを受信した顧客からメール配信停止の依頼があった場合に配信停止の手続きを行っていました。

しかし「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」の施行に伴い、現在はオプトインという方法が法律で定められています。

オプトインとは、配信許可を得ることです。オプトアウトとは反対に、HubSpotから配信されるメールに対して、メールを配信する前に顧客から配信許可を得なければなりません。

現在は、このオプトインとオプトアウトの両方を適応するように定められています。
総務省からも「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」の注意喚起がされており、HubSpotからメールを配信する場合は次のポイントを押さえる必要があります。

・広告宣伝のために配信されるメールにはオプトイン方式や表示記載義務が適応される
・広告宣伝を配信する前に、メールを受信する顧客から配信許可を得なくてはならない
・メールを受信する顧客がメール配信を許可している同意の記録を保存する
・広告宣伝メールの配信には「氏名や住所などの送信者の情報」「オプトアウトの方法」「オプトアウトするためのメールアドレス、またはURLのリンク」を表示記載する
・メールを受信する顧客がオプトアウトした場合、広告宣伝メールの配信をしてはいけない

参照:総務省「国民のための情報セキュリティサイト」(特定電子メールの送信の適正化等に関する法律)

特に「氏名や住所などの送信者の情報」「オプトアウトの方法」「オプトアウトするためのメールアドレス、またはURLのリンク」は配信する全てのメール文面に表示記載しなければならないため、忘れてしまいがちなポイントのため注意しましょう。

また「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」には例外があり、たとえば次の顧客にはメール配信の許可を得る必要がありません。

・既に取引関係にある顧客
・営業先や展示会などで名刺交換にてメールアドレスを獲得した顧客
・インターネットでメールアドレスを公開している顧客

HubSpotにおけるメールのバウンスとは

ここからはHubSpotにおけるメールのバウンスについて、解説いたします。

HubSpotのEメールバウンスとは、配信不能レポートや不達確認とも呼ばれており、ユーザーに正常なメール配信ができない状態を表します。

HubSpotにおけるEメールバウンスの種類

HubSpotにおけるEメールバウンスの種類には「ハードバウンス」「ソフトバウンス」「保留バウンス」「グローバルバウンス」の4種類があります。

ハードバウンスとは、永続的に配信できない状態を指します。HubSpotではこれらのアカウントのユーザーは除外され配信されません。

ソフトバウンスとは、HubSpotアカウントのユーザーである受信側のメールサーバーの問題、もしくは技術的な問題が発生してメール配信ができない状態を表します。
一時的に配信できない状態であるため、メール配信の対象外にはなりません。

保留バウンスとは、配信側である企業または、受信側であるユーザーのメールサーバーの問題、もしくは技術的な問題が発生してメール配信ができない状態を表します。

最大72時間の間に再度メール配信を行い、そのメールがその時間内に配信されなかった場合は「ソフトバウンス」の扱いになります。

グローバルバウンスとは、3つ以上のHubSpotアカウントで、ユーザー不明な場合とメールボックスの容量が制限に達しているなどの状況が発生したハードバウンスのことです。

こちらのグローバルバウンスでは、全てのHubSpotアカウント上でメール配信の対象から除外されます。

HubSpotにおけるハードバウンスとソフトバウンスの違い

HubSpotにおけるハードバウンスとソフトバウンスには、継続してメール配信ができない状態が続いているのか、もしくは一時的なエラーによりメール配信ができていないのかという点で違いがあります。

HubSpotのバウンス率とは

HubSpotのバウンス率とは、ユーザーにメール配信をした合計件数のうち、正常にメール配信ができなかった割合のことを指します。

HubSpotのバウンス率は、次の式で求めることができます。
バウンス率=(ハードバウンスの件数+ソフトバウンスの件数)÷総配信数×100

HubSpotのバウンス率の目安は、約2%といわれています。
この2%を超えないことを基準にメール配信を行うと良いでしょう。

HubSpotにおけるオプトアウト・バウンスしたコンタクトの処理

続いて、HubSpotにおけるオプトアウト・バウンスしたコンタクトの処理について解説いたします。

HubSpotで効果的な営業活動を行うために、オプトアウト・バウンスしたコンタクトの処理を理解しておきましょう。

HubSpotにおけるマーケティングコンタクトとは

HubSpotにおけるマーケティングコンタクトでは、全てのHubSpotアカウント内に登録されているユーザーを、メールを配信するユーザーと対象外のユーザーとに分けることができます。

HubSpotでは、コンタクト対象数によって契約プランなどの費用が変わるため、メールを配信するユーザーと対象外のユーザーとに分けることで無駄なコストを抑えられます。

マーケティングコンタクトの上限が契約数を超えてしまうと、追加料金を支払わなくてはならないため要注意です。

出典:HubSpot公式ホームページ

HubSpotにおけるオプトアウト・バウンスしたコンタクトは課金対象になる?

HubSpotにおけるオプトアウト・バウンスしたコンタクトは、課金対象から除外することができます。

「マーケティングコンタクト」と「マーケティング対象外のコンタクト」に分けることで、「マーケティング対象外のコンタクト」は課金対象から外れます。

マーケティング対象外のコンタクトは、100万件まで無料でHubSpot内に登録することができるため、適切な期間でユーザーを整理して費用対効果を高めることにも繋がります。

コンタクトをマーケティング対象外に設定する

HubSpotでのコンタクトをマーケティング対象外に設定する方法は簡単です。

更新日になるとマーケティング対象外になるような設定を事前にしておくことができます。

その他にも手動でマーケティング対象外に設定したり、ワークフローといった機能を使って自動設定したりすることが可能です。

コンタクトをマーケティング対象外に設定する方法については、HubSpot公式ホームページにある次の記事を参考にしてください。

参考:コンタクトをマーケティング対象外に設定する

HubSpotにおけるオプトアウト・バウンスに注意しよう

今回はHubSpotにおけるオプトアウトとバウンスに関する概要や注意点を解説しました。

HubSpotにおけるオプトアウトとバウンスを理解しておくことで、効率的な営業活動を行うことができ、コストを抑えることにも繋がります。

オプトアウトとバウンスに関する意味や設定の方法を知らないだけ、小さな積み重ねが大きな損失に繋がる可能性があるため注意しましょう。

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松永創 FLUED CEO / 代表取締役 Hubspotシニアスペシャリスト

松永創 FLUED CEO / 代表取締役 Hubspotシニアスペシャリスト

B2Bマーケティングエージェンシーでベンチャー企業から大手IT企業、製造業など様々なマーケティングに携わる。 HubSpotゴールドパートナーとしても認定され、サポート実績多数。WEBを中心としたオンライン施策から、インサイドセールスや展示会といったオフライン施策まで幅広く支援している。携わった企業/プロジェクトの数は500以上に及び、スピード感あふれるコンサルティングには定評がある。 B2Bマーケティング/営業DXなどのテーマを中心になど講演多數。