HubSpotでお問い合わせ管理を効率化!フォーム回答を自動登録する手順を解説

2022.08.24

2022.08.25

営業DXツール

マーケティング施策の一環として、HubSpotのフォーム作成機能を活用している企業も多いのではないでしょうか。

しかし、お問い合わせ件数の増加に伴い、対応の遅れや漏れに課題を感じている企業も珍しくありません。

そこで活用したいHubSpotの機能が、フォームの自動化です。

自動化を設定すると、フォームからのお問い合わせ内容を新たな「取引」として自動的に作成でき、対応漏れを防ぐことができます。

本記事では、フォームからの回答をHubSpotに自動登録する手順について詳しく解説します。自動化機能でできることについても紹介するので、ぜひ参考にしてフォームを有効活用しましょう。

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フォームからのお問い合わせ管理で起こりがちなトラブル

お問い合わせや資料請求などのフォームを、WEBサイトやオウンドメディアに設置している企業は増加傾向にあります。フォームから新規顧客との接点を持つことができ、新たな営業のきっかけとなります。

しかし、お問い合わせ内容を適切に管理できないとトラブルに発展する可能性もあります。

例として、ここで紹介するトラブルがよく見受けられます。自社が抱えている課題に当てはまるようであれば、HubSpotのフォームの自動化機能を活用することをオススメします。

お問い合わせが来たことに気づかない

そもそも、お問い合わせのフォーム回答が来たことに気づかないことも少なくありません。

「フォームからのお問い合わせ」というユーザーからの能動的なアクションは、商品・サービスについての関心度が非常に高い段階であると判断できます。そのため、関心が高い状態のときにリアクションができれば、ユーザーの購買意欲を高められます。

しかし、対応までに時間が空きすぎると、そのぶんユーザーの関心度は薄れてしまいます。その間に競合企業と話を進めてしまうこともあるでしょう。

HubSpotにはお問い合わせフォームでメッセージを受け付けたことを、メールなどで通知する機能があります。しかし日々の業務が忙しかったり、他のメールに紛れてしまったりして、まれに通知メールを見落としてしまいます。

そのためにお問い合わせが来たことに気づかず、対応の遅延が発生するのです。

担当者が割り当てられず対応の遅れや漏れが発生する

お問い合わせに対応するフローが構築されていないと、対応の遅れや漏れが起こります。

たとえば、お問い合わせのフォーム回答が来たことに気づいていても「誰かが対応してくれるだろう」と放置してしまい、結果として誰も対応していなかったということも、しばしば見られます。

せっかくユーザーが興味を持ってアクションしてくれたのに、対応が漏れてしまって営業チャンスを逃してしまうのはもったいないことです。

また、お問い合わせの担当者が決まっていないことで、誰が対応したかわからなくなり、対応が重複してしまうケースもあります。重複対応は、ユーザーが不信感を抱く原因となりかねません。

案件として登録する際に入力ミスが発生する

お問い合わせのフォーム回答に対応するため、HubSpotに新規案件としての登録が必要です。しかし新規案件として登録する際に、ユーザーの氏名や連絡先などの情報について入力ミスが発生する可能性があります。

間違った情報のまま営業活動を進めると、ユーザーの名前を間違えてしまったり、間違った電話番号に架電したりするなどのリスクが高いです。適切な営業アクションを行うことができず、失注につながる懸念があります。

トラブル予防にはHubSpotのフォームの自動化機能が便利

お問い合わせはユーザーとの新しい接点にも関わらず、上記のようなトラブルがあっては営業チャンスを逃しかねません。

お問い合わせが届いたことを把握し、適切に対応するためには、HubSpotの「フォームの自動化機能」が役立ちます。

フォームの作成機能と併せて、自動化機能も活用できるようにしましょう。

HubSpotの「フォームの自動化」とは

HubSpotに搭載されている「フォームの自動化機能」とは、ユーザーのフォーム回答が届いた後のフローを自動的に実行するよう設定できる機能です。

たとえばフォームの自動化機能を使うと、お問い合わせが届いたら、HubSpot内に新しい取引として自動登録されます。お問い合わせ内容から取引が作成されるため、入力ミスを防いだり対応漏れをなくしたりする効果が期待できます。

また、お問い合わせが来たらすぐに自動で取引が作成されるため、迅速にフォローして営業につなげられる点もメリットです。

他にも、自動化機能を使うと、お問い合わせを送信したユーザーに対してフォローアップメールを送信したり、対応するように担当者にタスクを割り振ったりすることも可能です。

なお、フォームの自動化機能を利用できるのは、以下のプランになります。

  • Marketing Hub Starter
  • Marketing Hub Professional
  • Marketing Hub Enterprise

プランにより、自動化のワークフローを設定できる数が異なります。

また、無料版でも自動化機能は利用できますが、お問い合わせがあったことについての通知メールを送信するワークフローしか設定できないので注意してください。

HubSpotのフォーム回答を取引として自動登録する手順

HubSpotのフォームの自動化機能は、お問い合わせ対応の漏れや遅れをなくし、迅速な対応を可能にします。

自動化するためには、お問い合わせを受信した後のワークフローを設定する必要があります。

それでは、具体的な手順について画像をまじえて詳しく解説していきましょう。

まずは、自動化したいフォームの編集画面で「自動化」を選択します。

「独自のシンプルなワークフローを作成」の「新規ワークフローを作成」を開き、トリガーを「コンタクトがフォームを送信した場合」の項目にします。

ワークフローの名前を付けて、プラスボタンを押します。この場合は「取引への自動登録」などの名前にしておくことがオススメです。

アクションを選択する項目が出てくるので「レコード管理」の中にある「レコードを作成」を選択します。

作成するレコードのタイプとして「取引」を選びましょう。

取引名や、取引のパイプラン・ステージ、その他に必要なプロパティをマッピングし、情報を保存します。このとき、せっかく登録された取引の対応漏れがないように、対応する担当者を割り当てておきましょう。

最後に、ワークフローをONにしてワークフローを更新すれば完了です。これで、新しいお問い合わせは自動的に取引に登録されます。

その他のフォームの自動化機能の活用方法

HubSpotのフォームの自動化機能でできることは、取引への自動登録だけではありません。

フォーム回答をトリガーにして、他にもさまざまなワークフローを自動化できます。

今までは人手で行っていた業務が自動化できるため、業務効率化につながります。また、簡単だけど手間のかかる業務を自動化することで、担当者は別の業務に充てる時間を増やすことができ、生産性向上も見込めるのです。

それでは、具体的にどのような業務を自動化できるか紹介します。

サンクスメールを自動返信する

お問い合わせをしたユーザーに対し、サンクスメールの自動返信が可能です。

サンクスメールが届けば、ユーザーはお問い合わせ内容が正常に届いたことを確認できます。また、感謝の気持ちが伝わり、ユーザーからの信頼を獲得できるでしょう。

また、サンクスメールにクーポンを添付したり割引コードを記載したりすると、ユーザーの購買意欲を刺激できます。

他にも、お役立ち資料を添付したり、関連商品・サービスの紹介を記載したりするなど、多用途に活用できます。

チーム内にお問い合わせがあったことを通知する

ユーザーからお問い合わせがあったことを、チーム内のメンバーに自動で通知するよう設定できます。

チーム内で情報共有するためには「〇月〇日〇時、このようなお問い合わせがありました」という内容をメールやビジネスチャットなどで報告しなければいけません。他の業務をしている時にお問い合わせがあれば、つい報告が後回しになってしまうこともあるでしょう。

しかし、HubSpotのフォームの自動化機能を使うと、お問い合わせが来てすぐにメンバー全員に通知できるようになります。お問い合わせがあったことをメンバーで共有できれば、誰がいつまでに対応するかを明確に決めることができ、対応の漏れや遅れをなくせます。

営業担当者に対応するようワークフローを設定する

対応漏れがないよう、営業担当者に対応を指示するように設定することも可能です。

タスクもしくはチケットを自動作成するようワークフローを組むと、ユーザーからのお問い合わせに対応するよう促すことができます。

また、タスクやチケットとして対応を管理することで、対応状況が可視化されます。対応は遅れていないか、適切な対応をしているか、といった内容をチェックでき、営業管理が促進するでしょう。

送信者情報を広告オーディエンスに追加する

HubSpotでは、Facebook広告・Google広告・LinkedIn広告の運用・管理ができます。フォームからお問い合わせを送信したユーザーについて、自動的にそれらの広告オーディエンスに追加することが可能です。

オーディエンスに追加すると、新しい広告を作成した際に配信対象として選択できるようになります。

お問い合わせで一度接点を持っても、その後のやり取りにつながらないケースも珍しくありません。そこで広告の配信により自社について思い出すきっかけを作り、再び関心を持ってもらうことができるのです。

HubSpotのフォームの自動化機能でお問い合わせ管理を効率化!

HubSpotでお問い合わせフォーム機能を使っている組織にとって、「フォームの自動化機能」はぜひ知っておきたい機能の一つです。

お問い合わせが来てすぐに「取引」として自動登録できるため、業務効率化につながるだけでなく対応漏れを防ぐ効果もあります。

また、メンバーへの通知やタスクの作成など、お問い合わせフォームに関するさまざまな業務も自動化できます。

お問い合わせ管理に課題を抱えている方は、ぜひ「フォームの自動化機能」を活用して効率化を図りましょう。

HubSpotには、他にも業務効率化につながる機能が充実しています。

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松永創 FLUED CEO / 代表取締役 Hubspotシニアスペシャリスト

松永創 FLUED CEO / 代表取締役 Hubspotシニアスペシャリスト

B2Bマーケティングエージェンシーでベンチャー企業から大手IT企業、製造業など様々なマーケティングに携わる。 HubSpotゴールドパートナーとしても認定され、サポート実績多数。WEBを中心としたオンライン施策から、インサイドセールスや展示会といったオフライン施策まで幅広く支援している。携わった企業/プロジェクトの数は500以上に及び、スピード感あふれるコンサルティングには定評がある。 B2Bマーケティング/営業DXなどのテーマを中心になど講演多數。