2023.07.24
2023.07.24
顧客情報の一元管理や営業パイプライン管理など、営業・マーケティング活動の最適化につながる機能が搭載されているHubSpot（ハブスポット）。案件単位でさまざまな帳票を一元管理したり、自動作成したりできるboard（ボード）。
これら2つのツールは連携して活用できるのをご存じでしょうか。HubSpotとboardを連携できる「board connect for Hubspot」を導入すれば、リード管理から案件管理、帳票作成までの業務をより円滑にすることが可能です。いままでHubSpotの情報を手打ちでboardに入力していた場合は、大幅な業務効率化につながるでしょう。
本記事では、board connect for Hubspotを使って実現できることや、具体的な連携方法を解説します。
コンテンツ目次
HubSpotとboardを連携できる「board connect for Hubspot」とは
「board connect for Hubspot」とは、システム連携アプリストア「SaaStainer（サーステイナー）」が販売しているアプリの一つです。このアプリを活用すると、HubSpotに蓄積された顧客情報や案件情報を、boardへと紐づけることができます。
本来、HubSpotからboardへとデータを移行する場合は、手作業でデータ入力を行うか、CSVファイルをインポートする必要があります。
しかし、board connect for Hubspotを使えば、それぞれのシステムにある顧客情報と案件情報がリアルタイムで同期されるため、入力やデータアップロードの手間を最小限に抑えられます。
board connect for Hubspotの料金は月額1,100円（税込）です。61日間の無料トライアルが用意されており、手軽に操作性や利便性を確認できるため、まずはお試し感覚でスタートしてみてはいかがでしょうか。
board connect for Hubspotによって実現できること
board connect for Hubspotを導入することで、実際にどのようなことが実現できるのでしょうか。ここでは、同アプリに搭載されている機能をもとに、具体的な活用例をご紹介します。
リード管理から案件管理までのフローを円滑化
CRM/SFAツールであるHubSpotには、顧客情報や案件情報の管理機能が搭載されています。
営業やマーケティングに関するあらゆる情報を一元管理できる点は大きな魅力ですが、そこからさらに帳票の作成や管理を行おうと思えば、機能不足に感じるケースがあります。HubSpotには、請求書や発注書などの書式の種類が少ない、合算請求といった柔軟な対応が難しいような側面があるからです。
その点、board connect for Hubspotを導入することで、リード管理から案件管理までのフローの円滑化につながります。
具体的には、HubSpot上に見込み客や顧客の情報を登録すると、board上にもリアルタイムでそのデータが同期される仕組みです。その情報をもとに、boardの機能を使って各種書類を作成できるようになります。さらに、boardには各帳票の自動生成機能が搭載されており、HubSpotで各種書類を作成するよりもスムーズです。
このように、システム連携によりHubSpotとboardのお互いの強みを活かせるのは、board connect for Hubspotの大きなメリットです。
会計ソフトとの連携でスムーズな売上計上も実現
boardは、大手会計ソフトとの連携機能が標準搭載されています。連携できる会計ソフトは、freeeやマネーフォワード クラウド、弥生会計、勘定奉行などが代表的です。この機能を活用すれば、board connect for Hubspotのようなシステム連携アプリを別途導入する必要がありません。
そのため、board connect for Hubspotを使ってHubSpotとboardを連携すると、リード管理から案件管理のフローだけでなく、会計ソフトとの連動により、その先の入金管理までをも含めた統合的なプロセスを実現できます。
board connect for Hubspotの導入・設定方法
どのような手順でHubSpotとboardを連携させるのか、board connect for Hubspotの導入方法や設定方法を順に解説します。
- SaaStainerのアカウントを取得
- board連携設定
- HubSpot連携設定
- 連携ステージ設定
- 連携情報表示プロパティ設定
- 会社情報紐づけ設定
- 会社情報同期
1. SaaStainerのアカウントを取得
SaaStainerの公式サイトにアクセスし、［無料会員登録］をクリックします。
次の画面では、企業名や担当者名、メールアドレスなどを入力しましょう。会員登録後に従業員ごとにアカウントを増やすこともできるため、ここでは管理責任者の氏名やメールアドレスを登録すると良いでしょう。
登録したアドレス宛てにメールが届くので、そのなかにあるログインURLをクリックします。SaaStainerにログインした後は、右上の検索窓に「board connect for Hubspot」と入力し、表示された検索結果のなかから該当するアプリの詳細ページにアクセスします。
board connect for Hubspotは月額1,100円（税込）の利用料が必要ですが、61日間の無料トライアル期間が設定されています。そのため、ここでは［トライアル（無料）］をクリックし、画面の案内に従って必要情報を入力してください。
なお、アカウントを追加して、複数のユーザーにアプリへのアクセス権限を付与するには、SaaStainerの管理画面右上にあるアカウントマークをクリックします。そのなかの［アカウント管理 > 新規追加］から、各担当者の氏名やメールアドレスを登録する形で権限を付与できます。
2. board連携設定
board connect for Hubspotのアプリを取得すれば、自動的にアプリの設定画面に移行します。
そこでまずは、board側の連携設定を行うために、［board連携 > board設定」の画面にアクセスしましょう。この画面では、最初にboardのAPIキーとAPIトークンを入力する必要があります。
そのため、boardの管理画面にログインし、［設定 > API設定］の順にクリックしてAPI情報画面を表示させます。そのなかに［APIキー］と［APIトークン］が表示されているため、それぞれの情報をコピーし、board connect for Hubspotの先ほどの画面に貼り付けてください。
APIトークンに関しては、新規で生成する必要があります。生成後は情報を一度しか確認できないので注意が必要です。
再びboard connect for Hubspotのアプリ設定画面に戻り、boardの連携設定を行います。［用途・説明］の欄に「board connect for Hubspot用」といった任意の名称を設定し、さらに以下の項目にチェックを入れましょう。
| 大項目 | チェックを入れる項目 |
|---|---|
| 顧客 | 登録、更新、取得、リストの取得 |
| 案件 | 登録、更新、取得、リストの取得、受注ステータス更新 |
| 請求 | リストの取得 |
| ユーザ | リストの取得 |
3. HubSpot連携設定
board connect for Hubspotのアプリ設定画面から、［HubSpot連携 > HubSpot設定］にアクセスします。その画面上部にある［HubSpot連携］をクリックすると、HubSpotのログイン画面に遷移します。
ログイン画面では、連携したいアカウント情報でログインしましょう。すると、前述した［HubSpot連携］の右側に連携先アカウント名が表示されます。
4. 連携ステージ設定
3つ目の設定でHubSpotの連携先アカウントを紐づけた後は、［HubSpot設定］の画面内にある［連携ステージ設定］のドロップダウンを開きます。このなかでは、連携させたHubSpotのパイプラインとステージ情報が自動的に読み込まれます。
画面左側にboardのステータス項目、右側にHubSpotのステータス項目が表示されるので、HubSpotとboardのそれぞれのステータスをマッピングしましょう。
例えば、board側に「見積もり」というステータスがあれば、HubSpotの「見積もり作成」といった同様のステータスを紐づけるイメージです。両者のステータスは必ず1対1になるよう選択することが重要です。
5. 連携情報表示プロパティ設定
HubSpotで設定済みの任意プロパティには、board側に登録されている顧客情報URLを反映できます。
この顧客情報URLをHubSpot側に反映させたい場合は、［HubSpot設定］の画面内にある［連携情報表示プロパティ設定］のドロップダウンを開き、［プロパティ > board顧客情報 > 保存］という順にクリックして設定しましょう。
6. 会社情報紐づけ設定
会社情報のマッピングを変更したい場合は、［HubSpot設定］の画面内にある［会社情報紐づけ設定］のドロップダウンを開きます。そのなかには、HubSpot側とboard側の両方の設定画面が表示されています。
例えば、HubSpot側の会社名表記が「Company.com」の場合、boardでは「companycom」のように表示させるような設定が可能です。両者は表記が異なるものの、内部データが紐づいているため、連携時に不具合が生じません。HubSpotとboardで取引先などの名称が異なる場合は、必ずこの設定を行いましょう。
7. 会社情報同期
企業によっては、社内にboardのシステムは導入済みで、HubSpotのみ新たに導入するケースもあるでしょう。そのような場合は、boardに登録されている既存データを、HubSpotに自動で移行できます。
board connect for Hubspotのアプリ設定画面から、［board設定］を開き、［会社情報同期（board→HubSpot）］と記載されているボタンをクリックしましょう。この操作だけで、boardのデータがHubSpotに移行されます。
ただし、クリックするたびに同じ情報が同期されてしまうため、何度もクリックしないよう注意が必要です。
board connect for Hubspotを活用して業務効率化を目指そう
board connect for Hubspotは、HubSpotとboardのスムーズな連携を実現するためのアプリです。
SaaStainerからアプリを取得すると、HubSpotとboardに蓄積されたそれぞれのデータが同期され、リード管理・案件管理・帳票発行までの一連の流れがよりスムーズになります。結果として、業務効率化や生産性の向上につながるため、いままでHubSpotのデータをboardに手入力していた方は、この機会にぜひ活用してみてはいかがでしょうか。
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