2021.02.27
2023.06.07
コンテンツ目次
どうやってオンラインで名刺交換・連絡先交換をする？
まず、オンライン商談・Web会議を行うとき、どのようにオンラインで名刺交換・連絡先交換をすればよいのか、具体的な方法をご紹介します。
QRコードをWeb会議システムのバーチャル背景に組み合わせる
名刺情報や関連するURLをまとめたサイトURLや、名刺管理ツール内で作成した名刺データのQRコードを、Web会議システムのバーチャル背景に組み合わせ、相手にQRコードをスマートフォンで読み込んでもらう、という方法があります。
この方法であれば、相手には画面上に表示されたQRコードを読み込んでもらうだけなので、とても簡単です。
名刺データのURLをメールやチャットで送信する
名刺情報や関連するURLをまとめたサイトURLや、名刺管理ツール内で作成した名刺データのURLを、メールやチャットに貼り付けて送信できます。
他にも、名刺をPDFや画像ファイルとして保存しておき、事前にメールに添付して送る方法もあります。
名刺管理ツール内の名刺交換機能を利用する
相手が同じ名刺管理ツールを使用していれば、名刺交換をツール内で行うことができます。名前や電話番号などで検索し、名刺交換のリクエストを送ることで情報を交換します。
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オンラインならHubSpotで名刺情報を管理するのが効率的！
先ほどオンラインで名刺交換・連絡先交換をどのようにするのかをご紹介しました。
ただ、今回ご紹介した方法だと、別途名刺管理ツールの利用が必要になり、既存システムとの連携が難しかったり、利用費用がかかったりすることもあります。また、名刺情報をデータで送り合うだけでは、名刺情報の管理ができずにデータを紛失してしまう可能性もあります。
そこで、オンライン名刺交換における効果的・効率的な方法は、名刺情報を管理できるツールを使って情報を管理することです。
今回は、顧客管理ツール「HubSpot」を例に、オンライン商談であっても名刺管理ツールを使わずに顧客情報を管理できる方法をご紹介します。
HubSpotの顧客管理機能を使えば、名刺情報の管理が簡単に！
ここでは、HubSpotの顧客管理機能の基本概要をご紹介します。
コンタクト情報の管理
コンタクト情報とは、顧客の氏名・会社名・所属部署・メールアドレスといった個人情報の他、商談のステータスや購買確度といった情報のことです。これらを顧客情報に紐づけて管理することができます。
便利な機能としては、GmailやOutlookとの連携で、メール送受信の際に相手のコンタクト情報をHubSpotに登録できる機能もあります。わざわざHubSpotを立ち上げる必要がないので、連絡先登録も簡単に行うことができます。
ウェブサイトなどでの行動記録
登録したコンタクト情報に対し、ウェブサイトの訪問、フォーム送信、メール開封などのオンラインでの行動や、営業担当者との商談内容などのオフラインでの行動を紐付けて記録し、確認することができます。
コンタクト情報と別で管理する必要がなく、紐付けて一元管理ができるため、より効果的なコミュニケーションやマーケティングが可能です。
企業顧客情報の管理
登録したコンタクトが属する企業情報、営業記録などの履歴を、一覧で確認できます。企業情報はHubSpot独自のデータベースから自動で入力・取得される情報で、担当者が手動更新する必要はありません。
他にもマーケティング機能やセールス機能とも連動しているので、名刺情報・連絡先管理にとどまらない活用も期待できます。
SansanとHubSpotを連携させれば、名刺情報を簡単に同期可能！
中には、すでに名刺管理ツールとして「Sansan」を導入している企業もあるかもしれません。Sansanを使っているのであれば、HubSpotと連携させてさらに名刺情報を簡単に管理していきましょう。
Sansanはオンライン上で名刺交換ができる「オンライン名刺機能」で、オンライン商談であっても変わらない名刺交換の体験を提供しています。そこにHubSpot CRMが連動することで、データの閲覧権限を付与されている従業員であれば部門に関わらずアクセスできるようになり、全社的な顧客情報の有効活用ができるようになります。
具体的には、Sansanに登録した名刺データの中から、同期したい名刺情報を選択し、HubSpotのコンタクトレコードに同期させます。「名刺所有者」をHubSpotの「コンタクト担当者」に同期するといった自動連携も可能です。
SansanとHubSpot CRM両方のユーザーであれば、連携用プラグインを無料で利用できます。
HubSpotを活用するメリットは？
では、名刺情報や顧客情報の管理にHubSpotを活用すると、どんなメリットがあるのでしょうか。
無料で利用できる基本機能が幅広い
HubSpotの特徴として、無料で利用できる機能の範囲が広い、ということが挙げられます。顧客情報の管理だけでなく、それぞれのステータスや進捗管理、HubSpotからのコミュニケーション、SNS投稿といった幅広い機能を利用できます。
特に、コミュニケーション機能においては、コンタクト情報を参照しながら、メールテンプレートを挿入して連絡をすることもできますし、それらの履歴はすべて自動でHubSpot上に蓄積されていくため、とても便利です。
GmailやOutlookなどのメールツールと連携させて、メールや通話、ミーティングの履歴をリアルタイムで登録することもできます。
顧客情報を管理しやすくなる
HubSpotを活用することで、顧客情報を一元管理しやすくなります。顧客とのコンタクトや営業活動のパイプラインもリアルタイムで可視化できます。また、コンタクト情報と紐付けて、タスク管理や活動履歴、取引実績などを管理することもできます。
顧客情報を100万件まで登録でき、日々増え続ける名刺データに悩まされることもなくなるでしょう。ユーザー数もストレージ容量も無制限で使えます。
業務効率化につながる
上記でご紹介したとおり、単なる顧客情報の管理だけでなく、コンタクトに紐付いた行動履歴やパイプライン、タスク・進捗管理などを行うことができることで、それぞれの業務効率化にも繋がります。
これまで顧客情報に対して、アナログで行動を管理していて漏れやミスが発生していたのであれば、HubSpotを使うことで解消できるでしょう。タスク情報を一覧で見ることもできたり、コミュニケーションごとにチケットを作成したりすることもできるので、「何をすればよいのか」が一目瞭然となり、コンタクトごとの状況やタスクを確認するという無駄な作業は必要ありません。
まとめ｜オンラインでの顧客情報管理は、HubSpotの活用がおすすめ！
今回はオンライン商談における名刺交換の方法に始まり、オンラインでの顧客情報の管理方法について解説してきました。
オンライン商談で名刺交換ができないとなると、アイスブレイクが難しく感じられるということもあるかもしれませんが、それよりも取得した名刺情報を管理できずに紛失してしまうことのほうが問題です。
無料で100万件まで顧客情報を登録できるHubSpotをうまく活用し、漏れなく顧客情報を取得・管理し、営業活動だけでなくマーケティング、カスタマーサポート業務も効率化していきましょう。
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