自社の営業を劇的に効率化する6つの方法

2021.04.30

2021.07.15

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皆さんの在籍されている組織は、営業活動を効率的に行えていますか。

もし効率化できていない組織が変革すると、どんな結果となるでしょうか。

まず非効率な業務が無くなります。そして大切なお客様と向き合う時間が増え、顧客満足度が向上するでしょう。

それは結果として、売上や利益向上に繋がりますので良いことだらけです。

まだ営業方法が効率的でない組織に所属されているのなら、自社の現状を見直し、すぐにでも営業活動を効率化させて、業績を改善させましょう!

営業活動の効率化とは

man and two women sitting beside table

一般的に効率化とは、「無駄な作業を削減し、作業をルール化し、生産性を上げ、今まで以上のパフォーマンスを上げる」という意味があります。

作業を効率化した結果、その作業にかかっていた時間やコスト、そして人的リソースが改善されます。みなさんも身の回りの無駄な作業を効率化した経験がいくつもあると思います。

例えば、机を整理せず、引き出しに書類を放り込んだまま放置すると、いざ必要な時に毎回書類を探すのに時間がかかってしまいます。それを書類の種類ごとにファイルに分けて収納し、あいうえお順や時系列に並べ替えるだけで、探す手間や時間が劇的に改善します。

見つからずにイライラしていた思いも感じなくなり、生活の質(QOL)も劇的に向上することでしょう。

無駄な業務を効率化するという意味では、営業活動も同様です。

決まり切った意味があるかすら疑わしい、会社のしきたりと呼ばれる業務や、非効率な承認プロセスなど、無駄な業務だらけの会社が存在しています。

そうした、営業活動を行う上で必要のない、非合理な業務を無くし、営業活動の目的である売上拡大や利益向上に繋がるよう、効率化を実現することが重要です。

営業活動を効率化することで得られるメリット

two women near tables

営業活動を効率化するとどういったメリットがあるのか、先に確認しておきましょう。営業を効率化することによるメリットが理解できれば、皆さんの会社でも、理解度や意識が高まってくるはずです。

売上/利益の増加

一つ目は、最大にして唯一と言ってもいいほど重要な、売上/利益の増加です。無駄な業務、必要のない作業、意味のわからないその会社独特の習慣、これらの業務が改善されることで、これまで以上にお客様に向き合えるようになります。

お客様と向き合うということは、お客様の課題や悩みに触れ、それらを解決するためにどのように自社のサービスやプロダクトで実現できるかを考える時間が増えます。

結果的に営業活動の中で自社サービス、プロダクトを売るための時間が増えるのです。したがって売上/利益の増加に繋がるのです。

顧客満足度の向上

今まで営業が非効率な業務に割いていた時間を、お客様の課題解決へ割く時間に回せるようになります。

例えば、すべての窓口を営業で受けることは一見重要で、顧客との信頼関係を強固にできるかもしれません。

ただし、営業以外の業務である、経理や法務、カスタマーサポートなどは、営業が窓口になるより、直接担当者とやりとりしていただいた方が効率的な場合があります。

このように、分業制にすることで、お客様が抱えている課題をスピーディーに解決できるようになり、結果として顧客満足度を向上させることができます。

営業ノウハウの標準化

営業活動が効率化されていない場合、往々にして営業個人が属人的に行動している場合が考えられます。

営業が自分の長所を活かすことは重要ですが、最低限、変えるべきでないプロセスは、社内でルール統一することが望まれます。

例えば、営業活動で誰もがすべきこと(日報、自社サービスの紹介、訴求すべきメリット、価格の提示方法や契約手続き等)が決まっている部分は、できるだけ標準化させることで無駄な問い合わせなどを最小限にできます。

オリジナリティを出して良い部分は、営業個人が自身の強みを出せるようにするといいのではないでしょうか。

営業活動を効率化する6つの方法

people sitting down near table with assorted laptop computers

メリットをいくつかお伝えしましたが、本章では具体的に営業活動を効率化する方法について触れていきます。

1.インサイドセールスを採用し、分業体制を構築

前章で少し触れましたが、営業は営業に特化した方が効率が上がるように、管理業務やサポート、インサイドセールスも同様に専任メンバーをアサインし、分業体制を構築することが効率化につながります。

中でもインサイドセールスは、営業活動を行う前捌きという意味で極めて重要なポジションです。

例えば営業の前工程にインサイドセールスを配置すると、以下の業務を行ってくれます。

  1. マーケティング施策のフォロー
  2. 過去の商談状況を踏まえたアタックリストの作成
  3. リードのフォロー
  4. アポ取り
  5. 時間調整(複数の候補の提示及び同席メンバー調整等)
  6. 商談前の段取り(訪問場所の住所、建物名&フロア確認、相手の役職&名前の読み仮名確認等)
  7. 事前ヒアリング(BANTの確認)
  8. 一般的な概要資料の作成、業界ごとの傾向判断
  9. 商談後のフォロー(お礼メール&資料送付&ヒアリング)
  10. 2回目のアポ取り(見込みがあれば先に熱い内に日程確保)

10個だけ列挙しましたが、挙げていったら20個も30個も出てくるでしょう。上記業務を営業マンがすべて行っていた場合、本来の営業活動へ割く時間が圧迫されてしまいます。

また、マーケティング担当者の施策を最大限活かすために、獲得したリードのフォローをしたり、リードの良し悪しを見極めてからフォローし、アプローチしたりするだけでも、相当の時間やリソースが必要です。

商談数が枯渇し、案件が足りない場合は、さらに案件作成のアクションを0から取り組んでいかなければなりません。

これらの業務を営業が自ら行っていては、効率的に営業活動を実施することは困難です。

営業活動を効率化させるためには、インサイドセールスを採用し、営業が営業活動を十分に行えるような分業制を敷くことが重要です。

2.ITツールを導入し、徹底的に無駄を削減

営業活動を効率的に行うツールがたくさん存在します。

CRMやSFA、MAツールを使うことで、今まで手作業で行われていた顧客管理業務を効率化したり、一人ひとりに送っていたメールを一斉送信したりできるため、効果的に営業活動を実施できます。今や営業活動を効率化する上で、ITツールの導入は必要コストと言えるでしょう。

ITツールの導入は営業活動をルール化することにも繋がるため、属人化を防ぐこともできるのです。

ITツールを活用する際は、可能な限りツールに情報を入れて、上長や同じチーム内で商談状況を共有し、成約率を高めるための最適解を最短距離で見つけていきます。

後述しますがそれぞれのツールの特徴を理解し、自社に合ったITツールの導入を検討するべきです。

3.移動ルートを最適化し、顧客を訪問

営業活動の効率化の一つのテクニックになりますが、ルート営業や顧客訪問の数をこなすことが自社サービス導入の結果に繋がる場合、できるだけ効率的に営業先を数多く回る必要があります。

例えば、地方出張の場合、仮に四国4県に顧客がいれば、泊まりで出張する際はできるだけ多くの数の訪問を実施するはずです。

これが都心であれば、自分の担当先に1日、あるいは限られた数時間でたくさんの訪問先にアプローチし、移動ルートを最適化することで効率的に営業活動を実施できます。

4.温度感が高い見込み顧客を絞り、優先的にアプローチ

展示会やイベントを行った際、多数の参加者が訪れ大盛況に終わったとします。その後のアクションとして皆さんの会社であれば参加者リストのどこからアプローチしていきますか。

仮に、出来上がったリストを上から順にアプローチしていった場合、どうなるでしょうか。

検討しているかすらわからない見込み顧客や、情報収集のみが目的のリードを延々とフォローしていった場合、アプローチすること自体が無駄な作業となってしまいます。

それらの無駄な作業を防ぐべく、イベント参加後にアンケートを取るなどして、サービス導入を検討しているリードをふるいにかけることで、効率的な営業活動が実施できます。

鉄板のやり方としてはアンケートの中で、

  1. 予算の有無(Budget)
  2. 決裁権者かどうか(Authentication)
  3. 課題感、必要性(Needs)
  4. 導入時期(Timing)

といった、いわゆるBANT情報を聞いていくのが良いでしょう。わざわざ意味もなく企業のイベントに参加する人は稀なはずです。

何かしらの悩みや目的を持ってイベントや展示会に参加しているはずであり、全問回答が得られなくても部分的に回答してくれるでしょう。

BANT情報全てが明確であれば言うことはありませんが、最低限Needsがあることさえわかれば、中長期的なフォロー対象になりますし、インサイドセールスにお願いできる部分となります。

BANT項目が埋まっていれば、その見込み顧客から優先的にアプローチを開始できます。営業活動のリソースを成約可能性の高いターゲットに投下することで、効率的な営業活動を展開できるでしょう。

このようにちょっとした工夫を行い、企業側からアプローチすべき対象なのかを事前に判断できるような導線を作ることで、効率的な営業が行えます。

仮に参加者リストの優先度が低いリードだったとしても、すぐにアプローチせず、温度感の高い見込み顧客を一通りアプローチし終わり、落ち着いたタイミングでアプローチしていけば良いのです。

インサイドセールスからのアプローチが最も丁寧ですが、今やMAツールを活用して、参加いただいたお礼メールを最小限の労力で送ることもできます。

5.集中して作業する時間を確保

営業活動を行っていると、どうしても社内外からリアルタイムで連絡がきます。電話やメール、チャットツールなど、忙しい時はひっきりなしに連絡が来るものです。

営業は重要度を瞬間的に判断し、必要に応じてリアクションすることが求められますが、腰を据えて作業をしないと片付かないタスクもあります。

その場合は強制的に1時間、あるいは30分だけでも電話やチャットに反応しないというルールを作り、集中しないとできない業務の時間を確保することが重要です。

また、勤怠報告やメールの返信などの単純作業は、早朝や夕方など、比較的落ち着いた時間に集中して行い、日中はお客様対応に優先度を置くといった場合分けができます。

このように緩急をつけた営業活動を行うことで、重要な業務へある程度時間をかけて行い、それ以外の業務は一気に片付けることで、営業効率も改善していきます。

6.やらなくて良いことを決める

効率を妨げる要素として、すぐに取り組む必要のない作業をやっている場合があります。

時間は有限であるにもかかわらず、目の前の必要のない業務に時間を割いてしまうと、本来優先度を高くすべき業務がおざなりになってしまいます。

営業であれば、売上や利益に繋がることを最優先にし、それ以外の業務は後回しにしてしまうくらいの切り替えがあっていいでしょう。言い方を変えると、お客様との時間を優先し、社内業務の優先度を低くするのです。優先度の判断がつかない場合は上長に相談し、自分の営業活動が効率化できる方法を一緒に考えてもらうと良いでしょう。

やらなくても良いことを判断する基準は、「誰でもできる業務か」「あなたにしかできない業務か」という点です。

「あなたにしかできない業務」、例えば自分の担当のお客様が求める提案資料、過去の複雑な経緯を理解した上でのアプローチなどが該当しますが、これらの業務にこそ時間を割くべきです。事例をまとめる作業、資料の「てにをは」を直す作業、コピー業務などは、手が空いた時間に行えばいいのです。

限られた時間の中で、どうしたら最高の結果が得られるかを考えたときに、やろうとしている作業が本当に必要か自身に問いかけてみると良いでしょう。今やらなくて良いこと、誰でもできる業務であれば、あなたが行う必要性はないという判断ができるでしょう。

営業活動の効率化事例

woman reading book sitting beside electronic keyboard

営業活動を効率化した事例を紹介します。

導入から半年で、新規26件の商談化を実現したA社

A社は、自社に対する認知度が無い顧客層へのアプローチ方法に苦慮しており、営業プロセスをどのように効率化するかという悩みを抱えていました。これまでは、営業自身でリード獲得のプロセスをフォローする必要がありましたが、インサイドセールスを採用することで営業プロセスの改革を実施しました。

インサイドセールスを導入した結果、営業は自身の営業活動にこれまで以上に時間を割くことができ、顧客対応に集中できるようになりました。

インサイドセールスはリードの精査やアポイントメント業務を担うことで、これまで営業がフォローできていなかった部分を対応できるようになったのです。今では安定的にアポイント獲得件数が月30件前後となっています。

出典:導⼊から半年で新規186件中26件の案件化を実現!

商談取得率の達成が他社と比べて2倍となったB社

B社は、新規顧客を開拓するために様々な方法を利用していましたが、なかなか成果が出ずに苦戦していました。

しかし、インサイドセールスを導入した結果、商談取得率が導入前と比べ2倍になったのです。

今まで営業だけが行なっていた新規開拓業務に、インサイドセールスが新たに加わりチームとなることで、異なる視点からさまざまな意見が出るようになりました。

今まで気づかなかった顧客へのアプローチ方法や、顧客への接し方のシェアや、アプローチした結果について営業とインサイドセールスが共有することで、改善に至るまでのスピードが上がり、新規アポ獲得の結果が出るようになりました。結果として他社比較で商談取得率が2倍となりました。

出典:他社比2倍の商談取得率達成、新規開拓の強力パートナー

インサイドセールスを導入していない企業はまだまだありますが、一昔前に比べ、重要性は広く認識されています。SaaSなどのサービスを提供している企業だけでなく、プロダクトを持っているモノ売りの企業も積極的にインサイドセールスを配置し、効率的な営業に取り組んでいます。

インサイドセールスを導入することで何よりもまず、商談獲得件数が向上する効果が得られます。商談がない会社では営業活動すら行うことができません。

無論、商談獲得だけでなく、マーケティングとの協業や営業と二人三脚となることで、効率的な営業活動が展開できるようになります。そのため、インサイドセールスの重要性は今後も増していくことでしょう。

営業の効率化を実現するおすすめのITツール

person holding pencil near laptop computer

CRM

CRMはCustomer Relationship Managementのことで顧客管理業務全般を意味します。企業の顧客管理業務全般を劇的に改善するツールです。営業活動から、サポート業務、マーケティング領域まで幅広く対応できます。

顧客との日々のやり取りをつぶさに記録し、営業からカスタマーサクセス、法務や経理などの管理メンバーとも顧客情報を共有できるため、会社として一枚岩になってお客様対応ができるようになります。

使い方次第ではありますが、売上や利益が前年比20−30%以上改善し、解約率も防げるといった効果を上げる会社も珍しくありません。営業活動の効率化を行う上ではお勧めできるITツールです。

SFA

SFAはSales Force Automationを意味し、営業活動に特化したツールです。SFAはCRMツールの中の一つという関係ですが、顧客管理業務の中の大きな要素を占めるのが営業活動のため、SFAのみ切り出して存在しています。

SFAがあれば、自社の営業活動に関する情報や、提案資料、勝ちパターンなどをチーム内で共有できます。営業歴が浅い若手社員でも、過去の先輩社員の商談の傾向や活動内容、自社の商談のトレンドをSFAの履歴から学ぶことができ、自信を持って臨めるようになります。

営業活動に関するノウハウの共有ルールや、ヒアリング項目をSFAの中で定義することもできるため、何よりも属人的な業務を防ぐことができます。

また、営業個人やチームの見込み度合いを、様々な指標からレポートやダッシュボードとして可視化できる機能も備わっているため、営業活動に必要な情報がいつでもすぐに確認できるようになります。営業活動をおこうなう上では必須のツールです。

MA

Marketing Automationのことで、文字通りマーケティングを自動化できるツールです。お客様とのやりとり業務に手が回らない場合、MAを使って効率的にアプローチを行います。

例えば、特徴としてスコアリング機能がありますが、顧客に案内したイベント情報や新サービスの情報にどれだけ興味関心を持っているか顧客ごとにスコアとして把握できます。スコアが高い=見込み度合いが高い顧客となり、営業活動を優先的に行うべきであると判断できるのです。

このようにマーケティングを自動化することで、営業活動の効率化に効果を発揮するため、導入企業も多数存在する有用なツールです。

以上3つのITツールを触れましたが、これらの機能を無償で利用できるツールがあります。

Hubspotであれば、どういったツールを使ったら良いかわからない会社や、予算を確保できない会社にもオススメです。CRM、SFA、MAの基本機能が使えるため、初心者からご利用いただけます。

機能を追加したくなった場合や、もっと使いことなしていきたいという気持ちがあれば、料金を払えば有償ツールとしても利用可能です。

参考:Hubspot公式HP

まとめ:営業活動を効率化して得られるメリットを存分に享受しよう

three women sitting beside wooden table

本記事を通じて、営業活動を効率化させることで得られるメリットを、順序立ててお伝えしました。営業活動を効率化することが自社にとっていかに重要か、ご理解いただければ幸いです。

ただ一方で、効率化するメリットがわかったとしても、自分たちは何からはじめればいいのかわからない、という企業様もいらっしゃるかと思います。

そもそも自社の営業活動のルール化やKPI、ゴールがそもそも決められていない」というモヤモヤした思いを抱いている方もいらっしゃるかもしれません。

現代の営業はデジタル化も進んでおり、ツールを使いこなすことが必須になりつつあります。何から手をつけたら良いかわからない方は営業のプロに相談すると安心です。

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松永創 FLUED CEO / 代表取締役 BtoBマーケティングスペシャリスト

松永創 FLUED CEO / 代表取締役 BtoBマーケティングスペシャリスト

国内システムメーカーの営業としてキャリアをスタート。その後 テレマーケティング企業で事業/拠点の立ち上げ・営業企画に従事。自身もインサイドセールス部門での業務経験を積む。

その後B2Bマーケティングエージェンシーでベンチャー企業から大手IT企業、製造業など様々なマーケティングに携わる。BtoBマーケティング/営業DX/インサイドセールスで携わった企業/プロジェクトの数は500以上に及び、スピード感あふれるコンサルティングには定評がある。

B2Bマーケティング/営業DXなどのテーマを中心になど講演多數。