営業のタスク管理はHubSpotで効率的に!理由や使い方を解説!

2021.11.08

2021.11.08

営業DXコラム

営業マンは、営業活動だけでなく、営業に付随する業務や社内での報告業務など、こなすべきタスクが多いものです。

営業効率を上げるため、タスク管理を徹底しようとツールを探している人もいるのではないでしょうか。

営業のタスク管理なら、HubSpotがおすすめです。

HubSpotなら、顧客らとのスケジュール調整を楽にできるだけでなく、Googleカレンダーとも同期してスケジュール管理ができるので、営業にとって非常に便利です。

この記事では、営業活動の効率化に役立つ、HubSpotの機能や使い方を解説します。

できる営業ほどタスク管理が上手い理由

仕事ができて、売れる営業マンほどタスク管理が上手です。

その理由は、自分が抱えているタスクを視覚化することで、優先順位を付けて仕事に取り組めたり、抜けやもれなどのミスが防げたりできることが大きいでしょう。

やるべきことをきちんとこなすことで、受注チャンスも逃しません。

優先順位を付けて仕事に取り組めている

営業マンが日々抱えるタスクは、営業先への訪問や商談といった社外での活動だけではありません。

商談に必要なツールや見積書などを準備したり、営業メールを作成したりといった、営業活動のための準備もする必要があります。

それ以外にも、社内で提出する報告書や会議資料の作成など、実際にフィールドで営業活動する以外にも多くのタスクを抱えているものです。

やるべきことが多すぎて、何から手を付けるべきかわからなくなるという人もいるでしょう。

しかし、できる営業マンは、このタスク管理が上手です。

自分の抱えるタスクを視覚化して、優先順位を付けて取り組みます。

自分で仕事をコントロールしながら進め、売り上げに直結する営業活動に可能な限り時間と労力を割いて、売り上げを伸ばしているのです。

仕事のもれがなくミスも少ない

常にたくさんのタスクを抱えていると、自分の頭にインプットしているだけでは、どうしても作業の抜けもれが出てしまうものです。

「A社の対応をしているうちに、B社にアポを取るのを忘れていた」といった仕事のもれや、「●日までに作成すべき書類があるのに、まだできていない」といったミスも起こります。

しかし、きちんとタスク管理を行うことで、こうしたもれやミスは防げます。

やるべき作業を常にリストアップしておくことで、うっかり失念してしまうことも減り、スケジュールも立てやすくなります。

やるべき作業をきちんとこなすので、社内外からの信用も高まるでしょう。

受注チャンスを逃さない

タスク管理を上手くできないと、受注チャンスを逃すこともあります。

せっかく前回の訪問で顧客が自社製品に興味を示していても、資料作成の時間を作れず、次の訪問までにきちんとした資料が準備できていなかったために、ダメ押しができず、受注に至らないこともあるでしょう。

また、顧客に確認するよう頼まれていたことをすっかり忘れるようなことを繰り返すと、いつまで経っても信用を得られず、受注の機会に恵まれることもないかもしれません。

チャンスを逃さないためにも、また、チャンスを自らの手で作り出すためにも、タスク管理は非常に大切です。

できる営業マンに人気のタスク管理ツールはHubSpot

HubSpotは、タスク管理が上手く、売り上げを伸ばす営業マンに人気が高いタスク管理ツールです。

HubSpotのミーティング機能なら、スケジュール調整を非常に効率化できます。

さらに、Googleカレンダーとも同期できるので、手間なく確実にスケジュールを管理できるでしょう。

営業マンの抱えるタスクのうち、最も重要な営業活動に直結するタスク管理に大いに貢献してくれるツールなのです。

HubSpotなら楽にスケジュール調整可能!

HubSpotのミーティング機能を使用すれば、ミーティング候補日を示したカレンダーから、相手に都合のよい日を選んでもらうだけで、簡単にスケジュール調整ができます。

相手が候補日の中から選んで、ミーティング日時が決まれば、双方のカレンダーに自動で予定が登録されるので、大変効率的です。

何度もメールのやり取りをする必要もなく、アポ取りにかかる手間を大幅に削減できます。

さらに、ウェブサイトに自分のカレンダーを埋め込んでおけば、自社サイトへ訪れたリードがコンタクトしやすくなります。

より詳しく話を聞きたければ、わざわざメールなどで問い合わせをする必要がないので、アポイントを取るまでのハードルが下がり、ミーティング予約がしやすくなるでしょう。

その結果、リードの件数が伸びることも期待できます。

HubSpotとGoogleカレンダーの同期もできる

普段、営業スケジュールはGoogleカレンダーを使って管理しているという営業マンも多いでしょう。

HubSpotは、Googleカレンダーと連携することで、タスクも同期してカレンダー表示できます。

普段使っているツールと連携できるため、予定の入力もれやダブルブッキングなど、スケジュール管理におけるミスを防ぐことができるでしょう。

HubSpotとGoogleカレンダーの同期は、以下の手順で簡単に行えます。

HubSpotとGoogleカレンダーの同期方法

まずはHubSpotで設定アイコンをクリックします。

左側のサイドバーから『全般』を選びます。

『カレンダー』タブを選択します。

ドロップダウンメニューから『カレンダーを接続』を選択し、同期したいカレンダーを選択します。『保存』をクリックすれば完了です。

HubSpotのタスク管理機能の使い方やできること

HubSpotのタスク管理機能を使えば、営業活動以外のタスクのもれやミスも防げます。

HubSpotのタスク管理機能の使い方は非常に簡単です。

だれでもすぐに使いこなせるでしょう。

また、HubSpotには、タスク管理機能以外にも営業効率を高める機能が複数あります。

上手く活用し、営業活動に注力できるような環境を整え、売り上げアップを図りましょう。

タスクの登録

自分が抱えているタスクを、すべてHubSpotのタスク管理機能を使って登録しておけば、うっかり失念してもれが出たり、スケジュールを把握できずにミスしたりするような事態を防げます。

タスクの登録は、次の方法で簡単に行えます。

まず、右上のアカウント名をクリックし、『プロファイルと設定』を選択します。

『既定』セクションのドロップダウンメニューから、タスクの期日・期限・リマインダーの設定の有無を入力します。

入力ができたら、『保存』をクリックすれば完了です。

タスクの自動化(ワークフロー機能)

HubSpotには、効率的にリードナーチャリングできる、タスクの自動化(ワークフロー)機能があります。

リードが起こしたアクションに対して行うべきフォロータスクを自動化することができるので、従来、営業が自ら行っていた定例化した作業をする必要がなくなり、営業効率が大幅に改善されるでしょう。

具体的には、メールアドレスを登録してくれたユーザーへのお礼メールの送信、セミナーなどのイベント参加者へのフォローアップメールの送信といった、リードへのメール送信作業が自動で行えます。

他にも、リードスコアリングやリードの見込み度が上がった段階での営業への引き継ぎといった、作業の自動化も可能です。

営業活動以外のタスクが大幅に減るため、営業マンは営業活動により専念できるようになり、売り上げもアップするでしょう。

タスクの外部ツール連携

社内のメンバーとのコミュニケーションやワークマネジメントツールとして、SlackやAsanaを使っているという企業も多いでしょう。

HubSpotは、SlackやAsanaといった外部ツールとの連携も可能です。

社内コミュニケーションツールのSlackと連携すれば、Slackのメッセージ機能を使って、HubSpotのタスクを作成できますし、HubSpotからの通知をSlackで受信することもできます。

また、チームのタスクを整理・管理することが可能なAsanaと連携すれば、HubspotのワークフローからAsanaのタスクを自動で作成することもできます。

これらの外部ツールと連携することで、チームでの情報共有や仕事管理をより効率的に行えるでしょう。

営業活動をさらに効率化するHubspotのSFA機能

HubSpotには、他にも営業活動の効率化に大いに役立つSFA機能があります。

ここでは、代表的なものとして、パイプライン管理機能と顧客情報管理機能を紹介します。

パイプライン管理機能

HubSpotには、自社の営業プロセスを設定し、見込み客や顧客との商談が、現在どのステージにあるかを管理できる、『パイプライン管理機能』もあります。

ダッシュボード上に、すべての案件を、各ステージごとに分類して表示させることができるので、どのステージにどれくらいの案件があるのかが一目瞭然です。

さらに、各ステージごとの合計予想売上金額も表示されるので、売り上げ目標に対して、現状、どれくらい達成していて、見込みはどれくらいあるのかも把握できます。

また、各取引ステージにおけるタスクが自動で作成される機能も備わっています。

取引ステージが変われば、それに付随するタスクがもれなく生成され、担当メンバーに割り当てられるので、どんなに忙しくても、定例業務はきちんとこなせるでしょう。

顧客情報管理機能

HubSpotには、顧客情報管理機能である『コンタクト管理機能』も備わっています。

企業名や部署名、担当者名、連絡先などの基本情報を登録できるほか、受注見込みの段階や営業担当によるコンタクト履歴の登録も可能です。

さらに、顧客情報画面内のタスク設定からは、アラート機能も使えます。

定期的な顧客への連絡など、その顧客に関するタスクを登録しておくことで、作業すべき時期になればリマインド通知が来るため、作業がもれる心配がありません。

また、顧客やリードだけでなく、自社のウェブページを訪問しただけ、といった潜在顧客の情報も、自動的に管理できます。

潜在顧客が資料請求やメールアドレスの登録など、次のアクションを起こせば、その時点でリードとしてコンタクトリストに情報を移行してくれるので、改めて登録し直す手間もありません。

顧客情報管理の大幅な効率化も図れるでしょう。

HubSpotのタスク管理機能で営業成績を上げよう!

営業成績をアップさせるには、タスク管理を徹底することが非常に大切です。

タスク管理には、Excelなどさまざまな方法がありますが、ただでさえ業務量の多い営業にとって、タスク管理自体もできる限り手間なく、効率的に行えるものがよいでしょう。

営業のタスク管理にはHubSpotがおすすめです。

HubSpotなら、顧客らとのスケジュール管理が楽に行えるだけでなく、タスクの自動化や、外部ツールの連携によってチーム全体での効率化も見込めます。

「HubSpotが便利なのはわかるが、使いこなせるのだろうか」「自社に合ったツールなのだろうか」などと不安に思う場合は、ぜひ一度プロに相談することを検討してみてください。

営業DX.jp

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松永創 FLUED CEO / 代表取締役 Hubspotシニアスペシャリスト

松永創 FLUED CEO / 代表取締役 Hubspotシニアスペシャリスト

B2Bマーケティングエージェンシーでベンチャー企業から大手IT企業、製造業など様々なマーケティングに携わる。

Hubspotゴールドパートナーとしても認定され、サポート実績多数。WEBを中心としたオンライン施策から、インサイドセールスや展示会といったオフライン施策まで幅広く支援している。携わった企業/プロジェクトの数は500以上に及び、スピード感あふれるコンサルティングには定評がある。

B2Bマーケティング/営業DXなどのテーマを中心になど講演多數。